Was ist überhaupt ein DMS und warum brauche ich das?
Ein Dokumentenmanagement-System ist mehr als eine digitale Ablage. Es weiß, was in Ihren Dokumenten steht, und findet sie in Sekunden wieder.
Mehr als eine digitale Ablage
Ein DMS ist die zentrale Stelle für geschäftliche und private Dokumente. Statt Ordner zu durchsuchen oder E-Mail-Anhänge zu durchforsten, finden Sie Dokumente in Sekunden.
Dokumente häufen sich schnell: Rechnungen, Verträge, Angebote, Lieferscheine, Bescheide. Ohne System wird die Suche zur Zeitverschwendung. Warum Ordner, E‑Mail und Cloud dafür nicht reichen, steht im Vergleich.
Ob Familie, Verein, Selbstständige oder kleines Unternehmen: Ein DMS lohnt sich für alle, die Unterlagen aufheben müssen und sie wiederfinden wollen.
Kurz erklärt
DMS, das
Kurz für Dokumentenmanagement-System. Ein Programm, das Dokumente an einem Ort ablegt, erkennt, was in ihnen steht, und sie über Inhalt, Absender und Angaben wie Betrag oder Datum wiederfindet.
Was ein DMS mit einem Dokument macht
Ein gutes DMS nimmt Ihnen die Arbeit ab, die bei Papier und Ordnern an Ihnen hängen bleibt.
- Schritt 1
Erkennen
Die KI-gestützte Klassifizierung erkennt, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder ein Angebot handelt.
Scan_0042.pdf wird zur Eingangsrechnung
- Schritt 2
Auslesen
Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum liest das DMS selbst aus. Niemand muss sie abtippen.
RE-2025-0412 · 1.284,50 € · fällig 28.03.2025
- Schritt 3
Wiederfinden
Die Volltextsuche und Filter finden Dokumente in Sekunden, egal wie groß Ihr Archiv ist.
„Elektro Brandt 2025“ findet alle Rechnungen des Betriebs
Wo ein DMS im Alltag hilft
Dokumente müssen immer irgendwo abgelegt werden. Diese Anlässe zeigen, wann sich ein DMS besonders lohnt.
-
Steuererklärung und Jahresabschluss
Belege, Kontoauszüge, Rechnungen und Bescheide müssen schnell auffindbar sein.
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Als Eigentümer
Unterlagen für Bank und Steuern, dazu viele Rechnungen von Handwerkern, Bauträgern oder Dienstleistern.
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Im Handwerksbetrieb
Produktunterlagen und Datenblätter, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.
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Als Privatperson
Mietunterlagen, Versicherungen, Auto-Dokumente, Verträge und Schreiben.
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Im Verein
Satzung, Protokolle, Förderanträge, Spendenquittungen, Verträge und Abrechnungen.
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In der Hausverwaltung
Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen, Handwerkerrechnungen und Mieterpost.
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Bei Versicherungsmaklern
Policen, Anträge, Schadenmeldungen, Beratungsdokumentation und Schriftverkehr.
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In Arztpraxis und Therapie
Einwilligungen, Befunde, Abrechnungen, Datenschutzunterlagen sowie Geräte- und Wartungsnachweise.
-
In der Gastronomie
Lieferantenverträge, Rechnungen, Lieferscheine, Hygiene- und Prüfprotokolle sowie Wartungsbelege.
Ordner im Regal oder DMS?
Ablegen lässt sich alles auch auf Papier. Dann sind Unterlagen aber nur an einem Ort verfügbar, und das Suchen kostet Zeit.
- Ablegen
- Ordner im Regal: Lochen, sortieren, beschriften
- DMS wie Papernaut: Hochladen oder weiterleiten, Papernaut ordnet ein
- Suchen
- Ordner im Regal: Ordner für Ordner durchblättern
- DMS wie Papernaut: Nach Inhalt, Absender, Betrag oder Datum, in Sekunden
- Verfügbar
- Ordner im Regal: Im Regal, an einem Ort
- DMS wie Papernaut: Im Browser, wo Sie gerade sind
- Teilen
- Ordner im Regal: Kopieren oder mitnehmen
- DMS wie Papernaut: Workspaces mit Rechten, ohne Kopien
- Schutz
- Ordner im Regal: Wasser, Feuer und Umzüge
- DMS wie Papernaut: Gesichert auf Servern in der EU, Export jederzeit
Ein DMS spart Zeit, schafft Ordnung und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente zurück. Papernaut macht den Einstieg einfach: anmelden, hochladen, loslegen.
Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.
Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.
Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50
- Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
- Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
- Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
- Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
- Wo liegen Ihre Daten?
- Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.