So organisiert Papernaut Dokumente
Papernaut ordnet jedes Dokument ein: was es ist, wer beteiligt ist und wohin es gehört. Dafür arbeitet es mit fünf Konzepten, die Sie hier der Reihe nach kennenlernen.
Aus einer Datei wird ein Dokument
Jedes hochgeladene, gescannte oder importierte Dokument ist zunächst nur eine Datei: ein PDF, ein Office-Dokument, ein Foto oder ein anderer Dateityp.
Papernaut macht daraus ein Dokument mit Volltext, Metadaten und Verknüpfungen. Es ist durchsuchbar, eingeordnet und mit seinem Kontext verbunden.
Warum das wichtig ist
Eine Datei kennt nur ihren Namen und ihren Ablageort. Ein Dokument weiß, was es ist, und lässt sich über seinen Inhalt finden.
Dokumentenarten
Nicht alle Dokumente sind gleich. Eine Rechnung braucht andere Angaben als ein Vertrag, ein Angebot oder ein Protokoll.
Dokumentenarten legen fest, welche Art von Dokument vorliegt und welche Felder dafür zählen. Papernaut erkennt die Dokumentenart meist automatisch. Sie können außerdem eigene Dokumentenarten mit eigenen Feldern anlegen.
Zum Beispiel
- Rechnung
- Datum, Betrag, Rechnungsnummer, Fälligkeit, Lieferant
- Vertrag
- Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist, Gegenstand
- Lieferschein
- Lieferdatum, Artikel, Menge, Empfänger
- Angebot
- Angebotsnummer, Gültigkeit, Positionen, Preis
Warum das wichtig ist
Nur mit klaren Dokumentenarten können Sie gezielt filtern, zum Beispiel nach allen Rechnungen über 1.000 € aus dem letzten Quartal.
Korrespondenten
Korrespondenten sind die Personen und Stellen, die auf einem Dokument vorkommen: Absender, Empfänger und weitere Beteiligte.
Empfänger ist zum Beispiel die eigene Firma, der Partner oder der Ehepartner. Weitere Beteiligte sind etwa Parteien in Kopie, Vertragsparteien oder ein Arzt. Lieferanten, Kunden, Dienstleister und Behörden gehören ebenso dazu.
Papernaut verknüpft Dokumente automatisch mit ihren Korrespondenten und legt für jeden eine eigene Akte an, mit Historie und Kontaktdaten. Über die offenen Schnittstellen pflegen andere Programme diese Daten mit.
Mit einem Klick sehen Sie
- Lieferant
- alle seine Rechnungen
- Vertragspartei
- alle Verträge, in denen sie steht
- Arztpraxis
- alle Befunde
- Eigene Firma
- alle Schreiben an sie oder an den Partner
Warum das wichtig ist
Sie finden nicht nur ein Dokument, sondern sehen sofort alle Dokumente zu einer Person oder Stelle, über Jahre und Workspaces hinweg.
Labels und Tags
Manchmal reichen Dokumentenart und Korrespondent nicht. Dann gruppieren Sie nach Projekt, Kostenstelle, Standort, Status oder Dringlichkeit.
Papernaut unterscheidet dabei zwei Konzepte. Beide lassen sich beliebig kombinieren und jederzeit anpassen. Mit einer Beschreibung versehen, schlägt die KI sie bei neuen Dokumenten selbst vor.
Warum das wichtig ist
Nicht jede Organisation arbeitet gleich. Labels geben dauerhafte Struktur, Tags operative Flexibilität. So passt sich Papernaut an Ihre Abläufe an, nicht umgekehrt.
Labels: Ihre digitalen Schubladen
Für die dauerhafte Ordnung. Labels sind hierarchisch wie Verzeichnisse, nur besser: Ein Dokument kann in mehreren liegen. Die Rechnung der Autowerkstatt liegt zum Beispiel in beiden Pfaden:
- Rechnungen / 2025 / Eingangsrechnungen
- Fahrzeuge / Reparaturen / Golf
Tags: Ihre Post-its
Für Status und vorübergehende Markierungen. Frei vergeben, jederzeit wieder entfernt, wahlweise privat, für einen Workspace oder für das ganze Konto.
- zu prüfen
- freigegeben
- Q1-Reporting
- Audit 2025
- Dringend
- Vertraulich
Workspaces
Ein Workspace ist ein abgegrenzter Arbeitsbereich. Er trennt Dokumente sauber, ohne dass Sie Ordner-Konstrukte bauen müssen.
Jeder Workspace hat eigene Rechte, eine eigene Inbox und einen eigenen Papierkorb. Ein Dokument kann bei Bedarf in mehreren Workspaces liegen, ohne Kopie. Auf geteilten Dokumenten pflegen Teams gemeinsame Notizen, auch über Workspaces hinweg.
Typische Aufteilungen
- Unternehmen
- je Gesellschaft, Standort, Team oder Abteilung
- Kanzlei
- ein Workspace je Mandant
- Familie
- je Person, dazu Gemeinsames und Haus & Eigentum
- Projektgeschäft
- ein Workspace je Projekt oder Kunde
Warum das wichtig ist
Saubere Trennung von Daten, Suchen und Rechten, und trotzdem eine Quelle der Wahrheit: Geteilte Dokumente gibt es nur einmal.
Zusammen ergibt das Ordnung, die funktioniert
- Dokumentenart
- Sie wissen, was ein Dokument ist.
- Korrespondent
- Sie wissen, wer beteiligt ist.
- Labels und Tags
- Sie ordnen nach Ihren eigenen Kriterien.
- Workspace
- Sie trennen Bereiche sauber, mit Rechten.
Und all das wird automatisch erkannt, indexiert und durchsuchbar gemacht. Ohne manuelle Ablage und ohne starre Ordnerstruktur.
Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.
Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.
Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50
- Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
- Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
- Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
- Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
- Wo liegen Ihre Daten?
- Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.