E-Mail-Eingang

E-Mails direkt ins DMS

Schluss mit Anhänge herunterladen, zwischenspeichern und wieder hochladen. Jeder Workspace bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Sie schicken oder leiten Dokumente dorthin weiter, den Rest erledigt Papernaut: Text erkennen, Dokumentenart bestimmen, Daten auslesen.

Eigene Adresse pro Workspace
Direkt vom Scanner
Nur erlaubte Absender

Unverbindlich zur Beta anmelden So funktioniert’s

Was der E-Mail-Eingang für Sie erledigt

Direkter E-Mail-Import

Anhänge landen sofort in der Inbox.

Schicken Sie Rechnungen, Verträge oder Angebote an die Adresse Ihres Workspace. Jeder Anhang wird zu einem eigenen Dokument und wartet in der Inbox, bis Sie ihn gesehen haben.

Gleiche KI wie beim Upload

Texterkennung, Dokumentenart, Metadaten.

PDF, Word, Excel, PowerPoint und OpenDocument bis 25 MB je Anhang durchlaufen dieselbe Verarbeitung wie ein Upload im Browser: Papernaut liest den Text, erkennt die Dokumentenart und zieht Betrag, Datum und Korrespondent heraus.

Keine Dubletten

Doppelt geschickt ist nicht doppelt abgelegt.

Kommt dieselbe Datei ein zweites Mal im selben Workspace an, erkennt Papernaut sie und legt sie nicht noch einmal ab.

Sie bestimmen die Absender

Absenderliste für Organisation und Workspace.

Legen Sie fest, wer an Ihre Workspaces schreiben darf: einzelne Adressen oder ganze Domains wie *@firma.de. E-Mails anderer Absender und bereits als Spam markierte Nachrichten werden verworfen.

So funktioniert der E-Mail-Eingang

Adresse einrichten
In den Workspace-Einstellungen unter „E-Mail-Eingang“ finden Sie die Adresse. Neue Workspaces haben sie schon; bei älteren legt ein Admin sie dort an. Auf Wunsch mit eigenem, sprechendem Namen.
Senden, weiterleiten, scannen
Schicken Sie Dokumente aus Ihrem E-Mail-Programm, richten Sie eine Weiterleitungsregel ein oder hinterlegen Sie die Adresse im Scanner.
Automatisch verarbeiten
Papernaut übernimmt die Anhänge, erkennt den Text und ermittelt Metadaten wie Betrag, Datum und Korrespondent.
Ablegen & finden
Das Dokument steht sofort in der Inbox bereit: voll durchsuchbar und mit nachvollziehbarem Verlauf.

Typische Anwendungsfälle

Scan-to-Email im Büro oder Homeoffice: Papier in den Scanner legen, auf „Scan to E-Mail“ drücken. Das PDF landet ohne Umweg im Workspace und ist für das ganze Team auffindbar.
Weiterleitung für Eingangsrechnungen: Eine einfache Regel in Outlook, Gmail oder Thunderbird genügt: Mails mit Rechnungs-PDFs gehen direkt in den Workspace der Buchhaltung.
Postfach für Mandanten und Kunden: Geben Sie Partnern die Adresse eines Projekt-Workspace und nehmen Sie ihre Absender in die Absenderliste auf. Unterlagen kommen dort an, wo sie hingehören.
Belege von unterwegs: Die Rechnung kommt als PDF aufs Handy? Einfach an den Workspace weiterleiten, statt sie später am Rechner herunterzuladen und hochzuladen.

Sicherheit & Herkunft

Absenderliste
Organisationsweit, mit optionaler Einschränkung je Workspace. Solange noch jeder Absender erlaubt ist, weisen die Einstellungen darauf hin.
Spam bleibt draußen
Nachrichten, die unser E-Mail-Dienstleister als Spam erkannt hat, werden nicht importiert.
Nachvollziehbare Herkunft
Im Verlauf jedes Dokuments ist festgehalten, dass es per E-Mail kam und von welchem Absender.
Ausblick
Geplant sind mehrere Adressen pro Workspace und Adress-Zusätze wie +buchhaltung, die Dokumente beim Eingang automatisch einordnen.

Häufige Fragen

Wird auch der Text der E-Mail abgelegt?

Nein, Papernaut übernimmt nur die Anhänge. Eine E-Mail ohne Anhang erzeugt kein Dokument.

Welche Dateien werden übernommen?

PDF, Word, Excel, PowerPoint und OpenDocument bis 25 MB je Anhang, bis zu 20 Anhänge pro E-Mail. Bilder schicken Sie am besten als PDF, zum Beispiel direkt aus dem Scanner.

Kann jeder an meine Workspace-Adresse schreiben?

Zu Beginn ja, und die Einstellungen weisen Sie darauf hin. In der Absenderliste Ihrer Organisation schränken Sie das auf bestimmte Adressen oder Domains ein.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie früh testen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Jetzt unverbindlich anfragen

Wir melden uns persönlich bei Ihnen und schauen gemeinsam, ob Papernaut zu Ihrem Alltag passt.

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?: Papernaut ersetzt nicht nur Ablage, sondern macht Dokumente schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?: Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?: Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.