Sie zahlen für Dokumente, nicht pro Nutzer und nicht pro Seite.

Mehr Nutzer verarbeiten nicht automatisch mehr Dokumente. Deshalb richten sich die Tarife nach Dokumenten und Credits. Jeder Tarif enthält eine feste Zahl an Nutzern, von einem bei Privat bis zu 30 bei Business Plus. Wer einen weiteren Nutzer einlädt, zahlt dafür nichts extra.

Nein. Jeder neue Account bekommt zwei Monate zum Ausprobieren: 30 Dokumente, bis zu 25 MB pro Datei und einmalig 100 Credits, ohne Zahlungsmethode. Danach bleiben 30 Tage zum Lesen, Exportieren oder Wechseln in einen Tarif. Anschließend werden Account und Dokumente gelöscht. Wir erinnern Sie rechtzeitig. Brauchen Sie mehr Zeit, schreiben Sie uns: Wir verlängern die Testphase gern und schenken bei Bedarf weitere Credits.

Ja. Beim ersten Abschluss eines bezahlten Tarifs gibt es einmalig ein Willkommens-Guthaben, egal ob Sie monatlich oder jährlich zahlen: Privat 80 Credits, Privat Plus 240, Familie 400, Familie Plus 800, Team 1.000, Business 1.500, Business Plus 4.000. Pro Konto gibt es dieses Guthaben nur einmal. Es ist 3 Monate gültig, wird zuerst verbraucht und zählt nicht zur Obergrenze Ihrer angesparten Monatscredits.

Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie zehn statt zwölf Monate: Zwei Monate sind geschenkt. Sie zahlen den Zeitraum im Voraus. Das Credit-Guthaben ist bei allen Laufzeiten gleich hoch und kommt jeden Monat, nicht auf einmal für das ganze Jahr.

Ab Familie. Privat und Privat Plus sind für einen Nutzer, Familie für bis zu vier Nutzer in einem gemeinsamen Workspace, Familie Plus für bis zu vier Nutzer in zwei gemeinsamen Workspaces. Ab Team gibt es mehrere getrennte Workspaces, zum Beispiel für Projekte oder Mandanten. Die Testphase ist auf einen Nutzer beschränkt. Jeder Nutzer hat zusätzlich einen eigenen privaten Workspace. Begrenzt ist nur die Zahl der gemeinsamen.

Ein Workspace ist ein abgegrenzter Bereich für Dokumente. Nur wer Zugriff auf einen Workspace hat, sieht die Dokumente darin und findet sie in der Suche. So trennen Sie zum Beispiel Haushalt und Vermietung, Projekte oder Mandanten sauber voneinander und vergeben Rechte getrennt: Wer darf was sehen und bearbeiten? Ein Dokument, das mehrere Bereiche betrifft, teilen Sie in den anderen Workspace, ohne es zu kopieren. Es bleibt ein einziges Dokument. Jeder Nutzer hat zusätzlich einen privaten Workspace nur für sich, der nicht mitgezählt wird. Die Tarife begrenzen die Zahl der gemeinsamen Workspaces. Mehr dazu im Beitrag „So organisiert Papernaut Dokumente“.

Ja. Der Wechsel aus der Testphase in einen bezahlten Tarif beginnt sofort, mit dem vollen ersten Monatskontingent und dem Willkommens-Guthaben. In einen höheren Tarif oder zu einer längeren Zahlweise wechseln Sie sofort: Es beginnt eine neue volle Laufzeit, und Sie erhalten sofort das volle neue Monatskontingent. Angespartes, geschenktes und nachgekauftes Guthaben bleibt. Den laufenden Monat rechnen wir anteilig an, nach Resttagen oder ungenutzten Monatscredits, je nachdem, was kleiner ist. Bei Zahlung je Jahr kommen die schon bezahlten, noch nicht begonnenen Monate voll dazu. Den Betrag sehen Sie vor der Bestätigung. In einen kleineren Tarif oder zu einer kürzeren Zahlweise können Sie wechseln, wenn Sie innerhalb seiner Grenzen bei Dokumenten, Nutzern und Workspaces liegen. Der Wechsel gilt ab dem Ende der Laufzeit.

Credits sind die Verarbeitungswährung von Papernaut. Die automatische Grundverarbeitung eines Dokuments kostet 1 bis 3 Credits: digitale Dokumente 1 oder 2, je nachdem, ob Papernaut Angaben wie Betrag und Datum auslesen kann, Scans und Fotos von Text 3, weil Papernaut den Text erst lesen muss. Speichern allein kostet keine Credits. Bezahlte Tarife enthalten jeden Monat neue Credits, die Testphase einmalig 100. Als Faustregel reichen 100 Credits für etwa 50 neue Dokumente, bei durchschnittlich 2 Credits je Dokument. Was Sie in einem Monat nicht brauchen, verfällt nicht, sondern spart sich bis zum Dreifachen des Monatskontingents an.

Jede gespeicherte Dokumentversion, auch eine ältere Version und ein Dokument im Papierkorb. Es zählt nicht mehr, wenn es endgültig gelöscht ist: nach 30 Tagen im Papierkorb oder früher, wenn Sie es selbst endgültig löschen. Ein Gigabyte-Kontingent gibt es daneben nicht, nur die Dateigröße je Upload ist begrenzt: 25 MB in der Testphase, 100 MB in den Tarifen.

Sie arbeiten mit Dokumenten: mit einer Rechnung, einem Vertrag, einem Brief. Deshalb belegt ein Dokument einmal und kostet 1 bis 3 Credits, egal ob es 2 oder 18 Seiten hat. Würden wir jede Seite berechnen, wäre schon ein Handbuch teuer, ohne dass Sie etwas davon hätten: Um Absender, Datum oder Betrag zu erkennen, braucht es nicht alle Seiten. Deshalb behandeln wir Seiten unterschiedlich. Die ersten 20 Seiten und die letzte Seite werden automatisch durchsuchbar, Felder wie Rechnungsnummer liest die KI aus den ersten 9 Seiten und der letzten Seite. Weitere Seiten können Sie für 1 Credit je angefangene 10 Seiten nachrüsten.

Im Papierkorb können Sie ein Dokument 30 Tage wiederherstellen. In dieser Zeit zählt es weiter mit. Verbrauchte Credits gibt es nicht zurück, die Verarbeitung hat bereits stattgefunden. Eine neue Version wird wie ein neues Dokument verarbeitet und kostet erneut 1 bis 3 Credits. Die alte Version lässt sich ohne erneuten Credit-Verbrauch wiederherstellen und zählt als eigenes Dokument, bis sie endgültig gelöscht ist.

Die ersten 20 Seiten und die letzte Seite werden automatisch durchsuchbar. Für die meisten Briefe, Rechnungen und Verträge reicht das. Bei längeren Dokumenten zeigen wir an, welche Seiten durchsuchbar sind, zum Beispiel „Teilweise durchsuchbar, Seite 1–20 und 70 von 70“. Weitere Seiten können Sie für 1 Credit je angefangene 10 Seiten nachrüsten.

In einem bezahlten Tarif können Sie Credits nachkaufen: 20 Cent je Credit inklusive Mehrwertsteuer, mindestens 50 Credits für 10 €, danach in Schritten von 5 €. Das gilt auch in den Organisationstarifen. In der Testphase gibt es keinen Nachkauf. Die Zahl der Dokumente ändert der Nachkauf nicht. Bei dauerhaft höherem Bedarf ist meist das nächstgrößere Paket günstiger.

Ja, solange die Dokumentgrenze Ihres Tarifs nicht erreicht ist, auch bei Eingang per E-Mail, Scanner oder Desktop-App. So läuft Ihr Ablauf weiter. Die Dokumente warten unverarbeitet in der Inbox und zählen bereits zur Dokumentgrenze. Sobald wieder Credits da sind, werden sie in der Reihenfolge des Eingangs verarbeitet, das älteste zuerst. Ist die Grenze erreicht, werden weitere Uploads abgelehnt, bis Sie endgültig löschen oder den Tarif wechseln.

Monatscredits und nachgekaufte Credits verfallen während eines aktiven Vertrags nicht durch Zeitablauf. Der Dokumentenanfall schwankt übers Jahr, und in arbeitsreichen Monaten sollen Sie nutzen können, was Sie in ruhigen angespart haben. Monatscredits sparen Sie bis zum Dreifachen Ihres Monatskontingents an, das sind drei Monate, zum Beispiel 360 Credits bei Familie. Ist die Obergrenze erreicht, kommen keine weiteren Monatscredits dazu. Geschenkguthaben hat ein Ablaufdatum: Das Willkommens-Guthaben gilt 3 Monate. Es zählt ebenso wenig zur Obergrenze wie nachgekaufte Credits. Verbraucht werden zuerst Geschenkguthaben, dann Monatscredits, zuletzt nachgekaufte Credits. Beim Wechsel in einen kleineren Tarif verfallen angesparte Monatscredits über der neuen Obergrenze.

Die Staffel mit 1, 2 oder 3 Credits gilt zum Start. Eine spätere Änderung kündigen wir vorher an. Sie gilt nur für künftige Verarbeitungen. Ungenutzte, nachgekaufte Credits können Sie sich dann auf Antrag zum bezahlten Restwert erstatten lassen. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht nachbelastet.

In unserer Cloud bei Scaleway in Amsterdam, also auf Servern in der EU. Auch die KI-Ausführung findet in der EU statt. Papernaut ist cloud-native: Alle Dienste laufen in Containern auf Kubernetes und bauen auf Open-Source-Bausteinen mit offenen Standards wie PostgreSQL und S3 auf, statt auf Spezialdiensten eines Cloud-Konzerns. Damit läuft Papernaut überall, wo Kubernetes läuft: bei Cloud-Anbietern wie STACKIT, Hetzner, AWS, Azure oder Google Cloud, im eigenen Rechenzentrum sowie in Hybrid- und Multi-Cloud-Setups. Welche Dienstleister in unserer Cloud beteiligt sind, steht auf der Seite „Recht & Sicherheit“ und in der Auftragsverarbeitung.

Ja, für Organisationen, die den Betrieb aus Datenschutz- oder Compliance-Gründen selbst übernehmen wollen. Weil Papernaut auf Kubernetes läuft, lässt es sich auf eigenen oder gemieteten Servern betreiben, bei einem Cloud-Anbieter Ihrer Wahl oder hybrid. Auch die KI-Modelle und ihre Anbieter wählen Sie selbst, bis hin zu einem Betrieb komplett ohne Internetverbindung. Was Ihre Umgebung dafür mitbringen muss, klären wir vorab mit Ihnen. Dafür gibt es keinen festen Preis. Wie bei Enterprise besprechen wir die Konditionen individuell.

Für Dokumentenart, Titel, Zusammenfassung, Angaben wie Betrag oder Datum und für die Beschreibung von Fotos nutzt Papernaut offene Modelle (Open Weight). Ihre Gewichte, also das trainierte Modell selbst, sind veröffentlicht. Damit hängt Papernaut an keinem einzelnen KI-Konzern. Jede KI-Anfrage läuft über unser selbst betriebenes KI-Gateway. Es trennt Papernaut von Modellen und Anbietern: Für jede Aufgabe lässt sich ein eigenes Modell wählen und austauschen, ohne Papernaut umzubauen. In unserer Cloud findet die KI-Ausführung in der EU statt, verteilt auf mehrere Anbieter; fällt einer aus, übernimmt ein anderer. Im eigenen Betrieb wählen Sie Modelle und Anbieter selbst, auch eigene oder selbst betriebene. Die Texterkennung (OCR) für Scans und Fotos übernimmt in unserer Cloud derzeit ein spezialisiertes Modell von Mistral AI aus Frankreich. Im eigenen Betrieb läuft auch sie mit einem offenen Modell, sodass Papernaut komplett offline arbeiten kann. Was die Anbieter mit Ihren Daten dürfen, regelt die Auftragsverarbeitung.

Kündigen geht online über „Verträge hier kündigen“ unten auf jeder Seite, ohne Anruf und ohne Brief. Bis zum Ende der Laufzeit bleibt der Tarif nutzbar. Danach haben Sie 30 Tage, um zu exportieren oder den Vertrag zu reaktivieren. Anschließend werden Dokumente und die zugehörigen Inhalte gelöscht, nachlaufende Backups kurz danach. Die Erstattung nicht verbrauchter, nachgekaufter Credits zum bezahlten Restwert beantragen Sie in diesen 30 Tagen.

Das kann kein Anbieter versprechen. Papernaut ist neu, das Unternehmen dahinter nicht: Die Garden of Concepts GmbH aus Seligenstadt entwickelt seit 2011 Software für Unternehmen, auch in der Finanz- und Pharmabranche. Papernaut ist ihr eigenes Produkt. Auf unser Versprechen sind Sie trotzdem nicht angewiesen: Dokumente und Metadaten lassen sich jederzeit exportieren, einzeln, je Workspace oder als ganzes Konto, auch automatisiert über die Kommandozeile oder offene Schnittstellen. Kein Format, das nur Papernaut lesen kann. Mehr dazu auf der Seite „Offene Schnittstellen“.

Bei einer fehlgeschlagenen Verlängerung haben Sie sechs Kalendertage Zeit, die Zahlung nachzuholen. In dieser Zeit bleibt der Tarif nutzbar. Bleibt die Zahlung aus, folgen 30 Tage zum Lesen und Exportieren, ohne neue Uploads und ohne Verarbeitung. Danach gilt dieselbe Löschregel wie bei einer Kündigung.

Per E-Mail in der Regel innerhalb von einem bis drei Werktagen, je nach Tarif. Business Plus zusätzlich per Telefon oder Video, in der Regel innerhalb von vier Geschäftsstunden (Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr). Verbindliche Service-Level vereinbaren wir im Enterprise-Vertrag.

Revisionssicherheit mit Löschsperre ist für Business und Business Plus bald verfügbar, derzeit aber noch nicht nutzbar. Schon jetzt gibt es Versionierung und ein Protokoll je Dokument. Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen Sie weiterhin selbst erfüllen. Nach Vertragsende stehen Ihnen die Dokumente für 30 Tage zum Lesen und Exportieren bereit.