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Gastronomie & Hotel

Gastronomie und Hotel: Die Kassen-Nachschau kommt unangemeldet, die Z-Bons liegen bereit

In Restaurant, Café oder Hotel sammelt sich Papier an jeder Ecke: Lieferscheine an der Hintertür, der Z-Bon nach Feierabend, Post vom Ordnungsamt und vom Gesundheitsamt. Fotografieren Sie Belege mit dem Handy oder leiten Sie Rechnungen per E-Mail weiter. Papernaut erkennt die Art und liest Absender, Betrag und Datum aus, beim Z-Bon auch Tagesumsatz und Kassendifferenz.

  • Z-Bons nach Tag und Kasse
  • Ein Foto vom Handy genügt
  • Server und KI-Ausführung in der EU
Jetzt anmelden Welche Unterlagen?

Papernaut erkennt unter anderem diese Unterlagen aus Küche, Kasse und Büro

Aus dem Z-Bon liest Papernaut Geschäftstag, Umsatz je Steuersatz und Kassendifferenz, aus dem Kontrollbericht die festgestellten Mängel und die Frist zur Behebung, aus der Belehrungsbescheinigung Name und Datum der Belehrung.

Kasse & Umsatz

  • Tagesabschluss / Z-Bon
  • Quittung
  • Gutschrift
  • Kontoauszug
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Bescheid über örtliche Steuer

Einkauf & Lieferanten

  • Bestellung
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Mahnung / Zahlungserinnerung
  • Stromrechnung
  • Gasrechnung

Hygiene & Behörden

  • Behördlicher Kontrollbericht
  • Belehrungsbescheinigung nach § 43 IfSG
  • Gewerberechtliche Erlaubnis
  • Prüfbericht
  • Bescheinigung
  • Bescheid

Personal & Betrieb

  • Arbeitsvertrag
  • Lohnabrechnung
  • Zeitnachweis
  • Gewerbemiet- / Pachtvertrag
  • Versicherungspolice
  • IHK-Beitragsbescheid

Eine Auswahl: Insgesamt erkennt Papernaut über 250 Dokumentarten, und es kommen laufend neue dazu.

So hilft Papernaut im Gastgewerbe

Der Z-Bon nach Kassenschluss

Ein Foto, und er ist abgelegt.

Fotografieren Sie den Tagesabschluss und laden Sie das Foto hoch. Papernaut erkennt ihn als Z-Bon und liest Geschäftstag, Umsatz, die Summen je Zahlungsart und die Kassendifferenz aus.

Kontrollen und Belehrungen zur Hand

Für Lebensmittelkontrolle und Gesundheitsamt.

Kontrollberichte, die Gaststättenerlaubnis und die Belehrungsbescheinigungen Ihrer Leute erkennt Papernaut als eigene Arten. Fragt die Kontrolle nach der Belehrung einer neuen Aushilfe, suchen Sie nach ihrem Namen.

Lieferantenrechnungen kommen direkt an

Per E-Mail an Ihren Workspace.

Großhandel, Getränkelieferant und Wäscherei schicken ihre Rechnungen an die Adresse Ihres Workspace. Lieferscheine aus Papier fotografieren Sie beim Wareneingang.

Restaurant und Hotel getrennt

Ein Workspace je Betrieb oder Standort.

Ab dem Tarif Team trennen gemeinsame Workspaces die Küche vom Hotel oder einen Standort vom anderen. Ihre Steuerberatung bekommt die Rolle Leser und sieht, was sie braucht.

So kommen Ihre Belege in Papernaut

  1. Anmelden

    Konto anlegen. Der Tarif Team reicht für bis zu sechs Personen, Business für bis zu zwölf.

  2. Bestand übernehmen

    Liegen Z-Bons und Rechnungen schon als PDF auf dem Rechner, ziehen Sie den Ordner ins Browserfenster.

  3. Den Alltag umstellen

    Den Z-Bon fotografieren Sie nach Kassenschluss. Rechnungen leiten Sie an die Adresse des Workspace weiter.

  4. Wiederfinden

    Den Z-Bon vom 14. März finden Sie über das Datum, den Kontrollbericht über die Behörde.

Typische Momente im Betrieb

Die Kassen-Nachschau steht in der Tür
Die Prüferin will die Tagesabschlüsse des letzten Monats sehen. Ein Filter nach Dokumentart und Zeitraum zeigt sie Tag für Tag.
Die Lebensmittelkontrolle kommt wieder
Der Bericht vom letzten Besuch liegt neben den Rechnungen für die Reparatur. Was bis wann zu beheben war, hat Papernaut aus dem Bericht gelesen.
Eine neue Aushilfe fängt an
Arbeitsvertrag und Belehrungsbescheinigung liegen zusammen. Wann die Belehrung war, steht am Dokument.
Die Stadt schickt den Bescheid zur Übernachtungsteuer
Papernaut erkennt ihn als Bescheid über eine örtliche Steuer und liest Zeitraum, Zahl der Übernachtungen und Betrag aus.

Gut aufgehoben

  • Server und KI-Ausführung in der EU

    Papernaut läuft auf Servern in der EU. Auch die Auswertung durch die KI findet dort statt.

  • Preis nach Dokumenten

    Ob Sie zu zweit oder zu sechst im Tarif Team arbeiten, ändert am Preis nichts.

  • Alles exportierbar

    Der Konto-Export liefert jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

  • Von einer Firma aus Seligenstadt

    Garden of Concepts entwickelt seit 2011 Software.

Häufige Fragen

Ersetzt Papernaut das Kassenarchiv?

Nein. Die Daten der TSE und den Export für die Kassen-Nachschau bewahrt Ihr Kassensystem auf. Papernaut nimmt die gedruckten oder als PDF gespeicherten Tagesabschlüsse auf und macht sie zusammen mit allen anderen Belegen durchsuchbar.

Erinnert Papernaut an die Folgebelehrung?

Nein. Das Datum der letzten Belehrung liest Papernaut aus der Bescheinigung und zeigt es am Dokument. Wann die nächste fällig ist, behalten Sie selbst im Blick.

Welcher Tarif passt?

Wer jeden Z-Bon ablegt, kommt auf gut 300 im Jahr, dazu Rechnungen und Lieferscheine. Für einen Betrieb reicht oft Team mit Platz für 2.000 Dokumente. Bei mehreren Kassen oder Standorten passt Business mit 3.000 oder Business Plus mit 8.000.

Ist die Ablage revisionssicher?

Noch nicht: Revisionssicherheit kommt bald für Business und Business Plus. Schon heute geht keine Fassung verloren, der Verlauf zeigt jede Änderung.

Was passiert mit meinen Unterlagen, wenn ich kündige?

Nach dem Vertragsende haben Sie 30 Tage Zeit, alles zu exportieren: jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
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