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Vergleich

Papernaut DMS vs. Microsoft 365 (SharePoint) : Der Praxisvergleich für KMU

SharePoint ist stark in der Zusammenarbeit an Office-Dateien und im Microsoft-Umfeld. Papernaut ist stark als DMS: schneller Start, automatische Erkennung und Felder, gute Auffindbarkeit auch für Scans und Fotos, wenig Einrichtung.

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In SharePoint

Teamwebsite Verwaltung Dokumente Verträge 2024

Vertrag_Autohaus_unterschrieben_v2.pdf

1,4 MB · geändert von M. Becker

SharePoint kennt Ordner, Dateiname und wer zuletzt gespeichert hat. Laufzeit und Rate stehen nur im Text.

In Papernaut

Leasingvertrag von Autohaus Kessler GmbH
Laufzeit
36 Monate
Rate
389,00 €
Restwert
14.200 €
Fahrzeug
OF-PN 214
  • Fuhrpark
  • Buchhaltung
Derselbe Leasingvertrag: in SharePoint eine Datei im Ordner, in Papernaut ein Dokument mit Feldern.

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen bereits gesetzt. Deshalb wird SharePoint oft automatisch auch als DMS eingeplant. Das kann funktionieren, kostet im Alltag aber häufig mehr Einrichtung, Pflege und Abstimmung als erwartet.

Papernaut setzt genau dort an: als fokussiertes Dokumentenmanagement für Teams, die Dokumente schnell finden, sauber strukturieren und ohne IT-Projekt starten wollen.

SharePoint als DMS: Wo Teams im Alltag hängen bleiben

SharePoint ist leistungsfähig. Genau das macht es als DMS für viele KMU anspruchsvoll.

  • Hoher Pflegeaufwand: Ohne konsequente Verschlagwortung wird die Ablage schnell unübersichtlich.
  • Bilder sind oft kaum inhaltlich nutzbar: Ohne zusätzliche Abläufe bleibt es meist beim Dateinamen.
  • PDFs sind da, aber nicht automatisch verstanden: OCR, Auslesen und Prozesslogik sind oft Zusatzaufwand.
  • Versionen lösen nicht jeden Kontext: Unterschiedliche Formate führen schnell zu mehreren „Endständen“.
  • Export kann mühsam werden: Dateien sind exportierbar, Metadaten und Berechtigungen je nach Einrichtung weniger einfach.
  • Keine übergreifende Dublettenerkennung: Dasselbe Dokument kann an mehreren Orten mehrfach landen.
  • Hohe Komplexität im Betrieb: Rechte, Strukturen und Regeln brauchen Know-how.

So arbeitet Papernaut mit einem Dokument

Viele Lösungen lesen allgemein oder gar nichts aus. Papernaut liest je Dokumentart aus: weniger Nacharbeit, bessere Filter, bessere Suche.

  1. Ebene 1

    Korrespondent

    Wer beteiligt ist, erkennt Papernaut selbst. Absender, Empfänger oder weitere Partei, etwa die eigene Firma, ein Vertragspartner oder die Arztpraxis.

  2. Ebene 2

    Dokumentart

    Was genau ist es? Präzise statt allgemein, zum Beispiel „Leasingvertrag“ statt nur „Vertrag“.

  3. Ebene 3

    Felder je Dokumentart

    Zu jeder Dokumentart liest Papernaut die Felder aus, die für sie zählen, nicht einen Standardsatz für alles.

Ausgelesene Felder, zum Beispiel
Leasingvertrag Laufzeit, Rate, Restwert, Fahrzeug
Kfz-Versicherungsschein Versicherungsnummer, Kennzeichen, Deckungsart
Eingangsrechnung Betrag, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer
Arbeitsvertrag Startdatum, Gehalt, Stelle
Behördenbescheid Aktenzeichen, Frist, Behörde, Entscheidung

  • KI-Klassifikation inklusive

    Eingehende Dokumente werden automatisch eingeordnet.

  • OCR und Volltextsuche

    Der Inhalt von PDFs, Scans und Fotos wird durchsuchbar.

  • Felder inklusive

    Wichtige Angaben werden ausgelesen statt abgetippt.

  • Ein Dokument, mehrere Workspaces

    Sichtbar in mehreren Kontexten, ohne Kopien.

  • Dublettenerkennung

    Doppelte Dokumente fallen am Inhalt auf, unabhängig von Dateiname und Ordner.

  • Notizen am Dokument

    Hinweise bleiben beim Dokument statt in E-Mails oder Textdateien.

  • Export mit Kontext

    Der Konto-Export liefert alle Dateien mit Versionen, Volltext und Metadaten als ZIP.

  • Schneller Einstieg

    Anmelden, hochladen, loslegen. Ohne Einführungsprojekt.

  • Papernaut Desktop (in Arbeit)

    Dokumente aus der Weboberfläche im Standardprogramm öffnen und als neue Version zurückspeichern, für jeden Dateityp, nicht nur für Office.

SharePoint ist ein Projekt. Papernaut ist ein Werkzeug.

Direktvergleich im Überblick

Papernaut und SharePoint im Vergleich
Funktion Papernaut SharePoint
KI-Klassifikation Ja: Inklusive Teilweise: Häufig Zusatzpaket
Felder auslesen Ja: Inklusive, je Dokumentart Teilweise: Häufig Zusatzpaket
Volltextsuche Ja: Ja Ja: Ja
Versionen Ja: Formatübergreifend, zum Beispiel Word zu PDF Teilweise: Vor allem pro Datei und Format
PDF-Verarbeitung Ja: OCR und Felder im selben Ablauf Teilweise: Oft Grundfunktion plus Add-ons
Suche in Bildern Ja: Bildbeschreibung und OCR Nein: Standard: Dateiname und Metadaten
Dublettenerkennung Ja: Am Inhalt, unabhängig von Dateiname und Ort Nein: Keine übergreifende Erkennung
Ein Dokument, mehrere Workspaces Ja: Ohne Kopien, überall derselbe Kontext Teilweise: Nur über Verknüpfungen, in der Praxis oft Kopien
Notizen am Dokument Ja: Direkt am Dokument sichtbar Teilweise: Über Spalten, Formulare oder Kommentare
Bedienung Ja: Selbsterklärend Nein: Häufig komplex
Export Ja: Dateien mit Metadaten Teilweise: Je nach Einrichtung aufwendig
Einrichtung Ja: Gering, sofort einsatzbereit Nein: Hoch, oft ein Admin-Projekt
Serverstandort und Anbieter Ja: Server in der EU, europäischer Anbieter Teilweise: EU-Rechenzentren, aber US-Konzern (CLOUD Act)

Wann passt welches System?

SharePoint passt gut, wenn …

  • Ihr Team intensiv gemeinsam an Office-Dateien arbeitet
  • Sie bereits klare Regeln für Microsoft 365 etabliert haben
  • genug IT-Kapazität für Struktur, Berechtigungen und laufende Pflege da ist

Papernaut passt gut, wenn …

  • Dokumente zentral auffindbar sein müssen, auch als PDF, Scan oder Foto
  • manuelle Ablagearbeit deutlich weniger werden soll
  • ein Team schnell starten will, ohne monatelanges Einführungsprojekt
  • ein Dokument in mehreren Workspaces gebraucht wird, ohne Kopien

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Haken Sie an, was auf Sie zutrifft.

Fazit: Welche Entscheidung ist wirtschaftlicher?

SharePoint
Sinnvoll, wenn Zusammenarbeit im Microsoft-Umfeld Ihr Hauptziel ist und die nötige IT-Struktur schon steht.
Papernaut
Sinnvoll, wenn Ihr Team ein DMS will, das schnell startet, automatisch mitdenkt und im Alltag wirklich genutzt wird.

Nächster Schritt

Sie nutzen SharePoint schon oder wollen es einführen? Wir gehen Ihren typischen Dokumentenweg in 15 Minuten gemeinsam durch: Eingang, Ablage, Finden, Notiz, Export. Danach sehen Sie, ob SharePoint in Ihrem Fall reicht oder Papernaut mehr bringt.

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