Zum Inhalt springen
Wissen

Ihre Dokumente bleiben in der EU.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) braucht mehr als Ordnung. Es muss klar sein, wo die Dateien liegen, wer sie herausgeben könnte – und ob Sie sie selbst wieder vollständig herausbekommen.

Dokument innerhalb einer geschützten EU-Datenumgebung

Was ein DMS für Recht und Sicherheit leisten muss

Gerade wenn mehrere Personen mit Dokumenten arbeiten oder Steuerberatung, Bank, Versicherer oder Prüfer Unterlagen anfordern, kommt es auf diese Punkte an.

Nachvollziehbarkeit
Klar ist, wo ein Dokument hingehört, wer es abgelegt oder bearbeitet hat und wann das passiert ist.
Zugriffsrechte
Nicht jede Person soll alles sehen. Dokumente lassen sich nach Teams, Mandaten, Projekten oder Rollen schützen.
Ein Ort statt Inseln
Weniger Dokumente in privaten Postfächern, lokalen Ordnern oder einzelnen Geräten.
Schutz vor Verlust
Papier kann verschwinden. Festplatten können ausfallen. Eine zentrale Ablage reduziert dieses Risiko.
Auskunftsfähig
Wenn jemand Unterlagen anfordert, können sie zügig und vollständig bereitgestellt werden.

Europäische Anbieter – von Hosting bis Mail

Verarbeitung und Speicherung erfolgen ausschließlich in der Europäischen Union. Alle Unternehmen, die Ihre Dokumente verarbeiten, sind europäisch. Keine US-Töchter mit einem Rechenzentrum in Frankfurt.

Europäische Unterauftragsverarbeiter für Hosting, KI, Zahlung, Mail und Backup
BereichAnbieterSitz
Hosting (Betrieb der Server), Speicher für Dokumente (Objektspeicher), Schlüsselverwaltung, Domain-Auflösung (DNS) Scaleway SAS Frankreich, Rechenzentrum Amsterdam
Texterkennung (OCR) Mistral AI SAS Frankreich
Dokumentenart bestimmen (Klassifikation), Angaben auslesen (Extraktion), Embeddings (Zahlenprofile zum Vergleichen von Texten) TensorX Ltd, Scaleway, Lyceum Technology Germany GmbH Irland / Frankreich / Deutschland
Zahlung Mollie B.V. Niederlande
E-Mail-Versand (Systemnachrichten) und optionaler E-Mail-Import Lettermint B.V. (E-Mail-Dienstleister) Niederlande
Sicherungskopie (Off-Site-Backup) OVH GmbH Deutschland

Was die KI mit Ihren Dokumenten macht – und was nicht

Die KI liest den Text Ihrer Dokumente, erkennt die Dokumentenart, etwa Rechnung oder Vertrag (Klassifikation), und liest Angaben wie Betrag oder Datum aus (Extraktion). Das läuft bei europäischen Anbietern. Was sie dürfen und was nicht, steht im Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV).

  • Nicht gespeichert

    Die KI-Anbieter behalten die übermittelten Inhalte nach der Verarbeitung nicht („Zero Data Retention“). Ob technisch nötige Zwischenkopien oder Protokolle anfallen, regelt die AVV.

  • Nicht zum Training

    Ihre Dokumente werden nicht verwendet, um KI-Modelle anzulernen oder zu verbessern. Das ist eine eigene Zusage, unabhängig von der Speicherung.

  • Nur so viel wie nötig

    Übermittelt wird nur, was für die jeweilige Verarbeitung erforderlich ist.

Dokumente, Uploads und Zugangsdaten werden nicht an Anbieter aus Drittländern übermittelt. Zahlungsmittel geben Sie ausschließlich auf der Zahlungsseite von Mollie ein; Karten- oder Kontodaten speichert Papernaut nicht.

Cloudflare sitzt außerhalb dieser Kette und sieht keine Dokumente: Der Dienst schützt die Anmeldeformulare vor automatisierten Angriffen (IP-Adresse und technische Browser-Signale). Technische Betriebsdaten zur Überwachung bleiben bei Scaleway in Amsterdam. Die vollständige Liste aller eingesetzten Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) steht in der AVV.

Warum ein Rechenzentrum in Frankfurt nicht reicht

Der US CLOUD Act reicht über die EU-Region hinaus

Viele Cloud-Dienste werben mit Speicherung in der EU und meinen damit AWS, Azure oder Google in Frankfurt. Das Rechenzentrum steht in Deutschland. Das Unternehmen dahinter unterliegt trotzdem US-Recht. Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden, von US-Unternehmen Daten herauszuverlangen, auch wenn sie auf Servern in Europa liegen. Weil Dokumente, Uploads und Zugangsdaten bei Papernaut bei europäischen Unternehmen liegen, bleiben Ihre Unterlagen außerhalb dieser Reichweite.

Kein Hyperscaler – Cloud oder eigene Infrastruktur

Sie können Papernaut in unserer Cloud nutzen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben, also auf eigenen oder gemieteten Servern. Das geht, weil Papernaut bewusst nicht auf einem Hyperscaler gebaut ist, also nicht auf den Spezialdiensten großer Cloud-Konzerne wie AWS, Azure oder Google Cloud. Solche „proprietären“ Dienste gibt es nur bei einem Anbieter; wer darauf baut, kann später kaum wechseln. Auch die Anmeldung läuft über einen selbst betriebenen Dienst zur Benutzerverwaltung (Identity-Provider). Dieselben Bausteine lassen sich bei Ihnen betreiben, weder rechtlich noch technisch an eine US-Cloud gebunden.

Betrieb in Ihrer Infrastruktur

Cloud-native – Kubernetes statt Spezialdienste

Alle Dienste von Papernaut laufen in Containern, also abgeschlossenen Programmpaketen, auf Kubernetes. Diese offene Plattform gibt es bei vielen Cloud-Anbietern und für eigene Rechenzentren. Die Bausteine sind Open Source und nutzen offene Standards wie PostgreSQL für die Datenbank und S3 für den Dokumentenspeicher. Damit läuft Papernaut überall, wo Kubernetes läuft: bei Cloud-Anbietern wie Scaleway, STACKIT, Hetzner, AWS, Azure oder Google Cloud, im eigenen Rechenzentrum sowie in Hybrid- und Multi-Cloud-Setups. Sie wählen den Betriebsort. Jede Änderung am Betrieb ist versioniert und nachvollziehbar (GitOps).

Offene KI-Modelle statt eines KI-Konzerns

Papernaut kann KI-Modelle von überall ausführen, und jede Aufgabe, etwa Klassifikation oder Extraktion, kann ein anderes Modell nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf offenen Modellen (Open Weight): Ihre Gewichte, also das trainierte Modell selbst, sind veröffentlicht. Möglich macht das ein selbst betriebenes KI-Gateway, über das jede KI-Anfrage läuft: Es trennt Papernaut von Modellen und Anbietern. In unserer Cloud findet die KI-Ausführung in der EU statt, verteilt auf mehrere Anbieter; fällt einer aus, übernimmt ein anderer. Im eigenen Betrieb wählen Sie Modelle und Anbieter selbst, auch eigene oder selbst betriebene. Die Texterkennung (OCR) für Scans und Fotos übernimmt in unserer Cloud derzeit ein spezialisiertes Modell von Mistral AI aus Frankreich. Im eigenen Betrieb läuft auch sie mit einem offenen Modell, sodass Papernaut komplett offline arbeiten kann.

Verschlüsselung, Backup und Zugriff

Dokumente liegen nicht als lesbare Dateien auf einer Platte. Redundanz im selben Speicher reicht nicht. Deshalb gibt es eine unabhängige Sicherung.

  • Eigener Organisationsschlüssel

    Dokumente liegen auf dem Server verschlüsselt (SSE-KMS). Jede Organisation erhält einen eigenen Schlüssel, Datenbank-Backups einen davon getrennten.

  • Verschlüsselt auf dem Weg

    Verbindungen zur Anwendung und zwischen den beteiligten Diensten laufen verschlüsselt (TLS).

  • Off-Site-Backup in Deutschland

    Unabhängige Sicherungskopie bei OVH GmbH, getrennt von der produktiven Umgebung. Die Backups sind schon vor der Übertragung verschlüsselt (clientseitig); OVH hat keinen Zugriff auf die Daten und Inhalte.

  • Eigener Identity-Provider, Rollen, Workspaces

    Die Anmeldung läuft über einen selbst betriebenen Dienst zur Benutzerverwaltung (Identity-Provider). Der Zugriff ist nach Organisation und Workspace, also getrennten Arbeitsbereichen, geregelt.

  • Protokoll, Versionen, Papierkorb

    Nachvollziehbar, was mit einem Dokument passiert ist, inklusive Historie.

  • Prüfung auf Schadsoftware

    Hochgeladene Dateien werden vor der Verarbeitung geprüft.

Daten rein, Daten raus

Ein DMS, aus dem Sie Ihre Unterlagen nicht vollständig wieder herausbekommen, ist ein Risiko, unabhängig davon, wo der Server steht. Nach der AVV ist ein Export der Dokumente inklusive ihrer Angaben (Metadaten) jederzeit möglich.

Rein

Upload in der Web-App
Der direkte Weg in Papernaut.
E-Mail-Eingang
Optional, auch direkt vom Scanner.
Papernaut Desktop
Neue Dateien aus überwachten Ordnern, etwa vom Scanner, werden übernommen.
Papernaut Mobile
Kamera-Scan und Teilen aus anderen Apps.
Papernaut CLI (Kommandozeile)
Ein Werkzeug für automatisierte Abläufe. Skripte laden Dokumente ohne Klickarbeit hoch.

Der E-Mail-Import ist freiwillig. Ohne ihn verschickt der E-Mail-Dienstleister Lettermint nur Systemnachrichten; Ihre in Papernaut hochgeladenen Dokumente gehen dann nicht an Lettermint. Mit dem Import verarbeitet Lettermint zusätzlich die eingehenden E-Mails. Welche Daten Lettermint verarbeitet, steht in der Auftragsverarbeitung.

Raus

Download
Einzelne Dateien, wann Sie sie brauchen.
Export
Das ganze Konto als ZIP, inklusive Metadaten.
Kommandozeile (CLI) und Schnittstellen
Skripte und andere Programme holen Ihre Dokumente über die Kommandozeile oder offene Schnittstellen, also Zugänge für andere Software. Kein Archiv, das nur Papernaut lesen kann.

Dateien und ihre Angaben (Metadaten, etwa Absender oder Datum) lassen sich in nachvollziehbaren Formaten herausholen.

Mehr zu offenen Schnittstellen

Was das in der Praxis bedeutet

Weniger Sucherei
Weniger „Wer hat die letzte Version?“
Weniger Risiko
Fristen und wichtige Dokumente gehen seltener verloren.
Kein Lock-in
Keine Bindung an einen Anbieter (Lock-in), also keine US-Cloud und kein Format, das nur ein Anbieter öffnet.
Mehr Ruhe
Unterlagen sind auffindbar, nachvollziehbar, geschützt und wieder herausholbar.

Den vollständigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) fordern Sie unter support@papernaut.de an.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?
Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.