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Selbstständige & Büros

Selbstständige und Büros: Belege für den Steuerberater, ohne Schuhkarton

Wer selbstständig ist, hat Papierkram von zwei Seiten: Angebote und Verträge mit Kunden, Belege und Bescheide fürs Finanzamt. Leiten Sie Rechnungen per E-Mail weiter oder fotografieren Sie Quittungen. Papernaut erkennt, was es ist, und liest Absender, Betrag und Datum aus. Fragt der Steuerberater nach, haben Sie den Beleg in Sekunden.

  • Belege für den Steuerberater
  • Preis nach Dokumenten, nicht pro Kopf
  • Server und KI-Ausführung in der EU
Jetzt anmelden Welche Unterlagen?

Papernaut erkennt unter anderem diese Unterlagen aus dem Büro

Ein Angebot erkennt Papernaut mit Kunde und Gültigkeit, einen Bewirtungsbeleg mit Anlass und Gästen, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ihrem Zeitraum.

Kunden & Aufträge

  • Angebot
  • Auftragsbestätigung
  • Vertrag
  • Zeitnachweis
  • Rechnung
  • Mahnung / Zahlungserinnerung

Belege & Einkauf

  • Bestellung
  • Quittung
  • Bewirtungsbeleg
  • Reiseticket
  • Gutschrift
  • Kontoauszug

Steuer & Finanzamt

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Umsatzsteuerbescheid
  • Einkommensteuer-Vorauszahlungsbescheid
  • Einkommensteuerbescheid
  • Gewerbesteuerbescheid
  • IHK-Beitragsbescheid

Betrieb & Verträge

  • Gewerbeanmeldung
  • Gewerbemiet- / Pachtvertrag
  • Versicherungspolice
  • Leasingangebot
  • Datenschutzvereinbarung (AVV)
  • Lizenzzertifikat

Eine Auswahl: Insgesamt erkennt Papernaut über 250 Dokumentarten, und es kommen laufend neue dazu.

So hilft Papernaut im Büro

Erkennt jeden Beleg

Auch die Tankquittung vom Handy.

Ob Rechnung, Tankquittung oder Bewirtungsbeleg: Papernaut bestimmt die Art und liest Absender, Betrag, Datum und Rechnungsnummer aus. Fotos vom Handy liest es genauso wie PDFs.

Gefunden, wenn der Steuerberater fragt

Nach Absender, Zeitraum oder Stichwort.

Welche Rechnungen kamen im März vom Hosting-Anbieter? Wo ist der Vertrag mit dem Kunden aus dem letzten Jahr? Dafür reicht der Name des Anbieters oder des Kunden in der Suche.

Rechnungen per E-Mail weiterleiten

Jeder Workspace hat eine eigene Adresse.

Viele Rechnungen kommen ohnehin als PDF. Leiten Sie sie weiter oder richten Sie eine Regel im Postfach ein, dann landen sie von selbst in Papernaut.

Kunden getrennt, alles an einem Ort

Ordner brauchen Sie dafür nicht.

Ein Label je Kunde oder Projekt hält zusammen, was zusammengehört. Ab dem Tarif Team trennen gemeinsame Workspaces auch Bereiche wie Buchhaltung und Projekte.

So kommen Ihre Unterlagen in Papernaut

  1. Anmelden

    Konto anlegen, und Papernaut ist startklar. Arbeiten Sie im Team, laden Sie Ihre Leute ab dem Tarif Team ein.

  2. Vorhandenes übernehmen

    Liegen Belege schon in Ordnern auf dem Rechner? Ziehen Sie sie ins Fenster. Aus dem Ordner „Belege/2025“ wird dabei das Label „2025“ unter „Belege“.

  3. Neues weiterleiten

    Rechnungen gehen per E-Mail an die Adresse des Workspace. Quittungen fotografieren Sie und laden das Foto hoch.

  4. Wiederfinden

    Suchen Sie nach Kunde, Monat oder einem Wort aus dem Text.

Typische Momente im Geschäftsjahr

Der Steuerberater fragt nach Belegen
Die Rechnungen eines Monats zeigt ein Filter nach Dokumentart und Zeitraum. Der Schuhkarton bleibt zu.
Ein Kunde fragt nach dem Angebot
Eine Suche nach dem Kunden bringt Angebot, Auftragsbestätigung, Vertrag und Rechnungen zusammen. Bis wann das Angebot galt, hat Papernaut schon ausgelesen.
Die Bewirtung soll in die Steuer
Papernaut erkennt den Bewirtungsbeleg als eigene Art und liest Anlass und bewirtete Personen aus. Am Jahresende zeigt ein Filter alle Bewirtungen auf einen Blick.
Das Finanzamt schickt einen Bescheid
Umsatzsteuer-, Gewerbesteuer- und Vorauszahlungsbescheide erkennt Papernaut als eigene Arten und liest Finanzamt, Jahr und Bescheiddatum aus. Der Bescheid vom Vorjahr ist mit einem Filter daneben.

Gut aufgehoben

  • Server und KI-Ausführung in der EU

    Papernaut läuft auf Servern in der EU. Auch die Auswertung durch die KI findet dort statt.

  • Leserechte für die Steuerberatung

    Ab dem Tarif Team laden Sie Ihre Steuerberatung mit der Rolle Leser ein: ansehen und herunterladen ja, ändern nein.

  • Alles exportierbar

    Der Konto-Export liefert jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

  • Von einer Firma aus Seligenstadt

    Garden of Concepts entwickelt seit 2011 Software.

Häufige Fragen

Ersetzt Papernaut meine Buchhaltungssoftware?

Nein. Buchen und Steuererklärungen erledigen Sie oder Ihre Steuerberatung weiter mit Lexware Office, DATEV und Co. Papernaut ist der Ort, an dem Belege, Verträge und Bescheide liegen und wiedergefunden werden. Eine Anbindung an Lexware Office und DATEV steht auf der Roadmap.

Welcher Tarif passt zu mir?

Allein reicht oft Privat Plus mit 500 Dokumenten; die Tarife sind an keine Rechtsform gebunden. Im Team bietet der Tarif Team Platz für 2.000 Dokumente und bis zu sechs Personen. Abgerechnet wird nach Dokumenten, nicht pro Nutzer.

Kann meine Steuerberatung mitlesen?

Ja, ab dem Tarif Team. Laden Sie sie ein und geben Sie ihr die Rolle Leser. Sie sieht die Dokumente und lädt sie herunter, ändert aber nichts.

Ist die Ablage revisionssicher?

Revisionssicherheit ist für Business und Business Plus bald verfügbar. Schon heute bleibt jede Version eines Dokuments erhalten, und der Verlauf zeigt, wer was geändert hat.

Was passiert mit meinen Unterlagen, wenn ich kündige?

Nach dem Vertragsende haben Sie 30 Tage Zeit, alles zu exportieren: jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?
Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.