KMU & Teams

KMU und Teams: Den Vertrag findet jeder im Team, auch wenn die Kollegin im Urlaub ist

In einem Betrieb mit zehn oder zwanzig Leuten landet Post an vielen Stellen: in der Buchhaltung, bei der Geschäftsführung, im Postfach des Kollegen, der gerade krank ist. Leiten Sie sie an die Adresse eines Workspace weiter oder lassen Sie den Bürokopierer dorthin scannen. Papernaut bestimmt bei jedem Schreiben die Art und liest Absender, Betrag und Datum aus. Gesucht wird danach an einer Stelle, von allen, die den Bereich sehen dürfen.

Bis zu 30 Personen in Business Plus
Rollen je Workspace
Server und KI-Ausführung in der EU

Jetzt anmelden Welche Unterlagen?

Papernaut erkennt unter anderem diese Unterlagen aus dem Betrieb

Aus einer Rechnung liest Papernaut Lieferant, Betrag und Fälligkeit, aus dem Lieferschein die Bestellnummer, aus dem Arbeitsvertrag Eintrittsdatum und Kündigungsfrist.

Einkauf & Lieferanten

Bestellung
Auftragsbestätigung
Lieferschein
Rechnung
Gutschrift
Mahnung / Zahlungserinnerung

Personal

Arbeitsvertrag
Lohnabrechnung
Zeitnachweis
Bewerbung
Arbeitszeugnis
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Steuer & Abschluss

Umsatzsteuer-Voranmeldung
Lohnsteueranmeldung
Körperschaftsteuerbescheid
Gewerbesteuerbescheid
Jahresabschluss
IHK-Beitragsbescheid

Unternehmen & Verträge

Handelsregisterauszug
Vertrag
Gewerbemiet- / Pachtvertrag
Versicherungspolice
Datenschutzvereinbarung (AVV)
AGB

Eine Auswahl: Insgesamt erkennt Papernaut über 250 Dokumentarten, und es kommen laufend neue dazu.

So hilft Papernaut im Team

Raus aus einzelnen Postfächern

Alle suchen an derselben Stelle.

Rechnungen, Verträge und Bescheide liegen in Papernaut, für alle im Bereich auffindbar. Ist die Kollegin aus der Buchhaltung im Urlaub, findet ihre Vertretung die Mahnung über den Namen des Lieferanten.

Jeder Bereich mit eigenen Rechten

Personalakten sieht, wer sie sehen soll.

Legen Sie Workspaces für Buchhaltung, Personal oder Einkauf an. Wer eingeladen ist, bekommt dort eine Rolle: Admin, Mitglied oder Leser. Was im Workspace Personal liegt, sehen nur die Personen, die Sie dorthin einladen.

Kopierer und Sammelpostfach liefern direkt

Der Posteingang sortiert sich.

Stellen Sie die Scan-Taste am Bürokopierer auf die Adresse des Workspace und leiten Sie das Rechnungspostfach dorthin weiter. In der Absenderliste legen Sie fest, wer Dokumente schicken darf.

Nachvollziehbar, wer was getan hat

Versionen am Dokument, Protokoll im Konto.

Jede Version eines Dokuments bleibt erhalten, und sein Verlauf zeigt, wer es hochgeladen oder geändert hat. Wer wen eingeladen hat, steht unter Aktivitäten im Konto.

So zieht Ihr Betrieb in Papernaut ein

Anmelden

Konto anlegen. Business reicht für bis zu zwölf Personen und fünf gemeinsame Workspaces, Business Plus für 30 Personen und 15 Workspaces.
Bereiche anlegen

Workspaces für Buchhaltung, Personal und Einkauf einrichten und die Kolleginnen und Kollegen mit ihrer Rolle einladen.
Bestand übernehmen

Ordner vom Netzlaufwerk ziehen Sie ins Browserfenster. Die Ordnerstruktur kommt als Labels mit.
Wiederfinden

Lieferant, Rechnungsnummer oder ein Wort aus dem Text genügen in der Suche.

Typische Momente im Betrieb

Die Buchhaltung ist im Urlaub: Ein Lieferant ruft wegen einer offenen Rechnung an. Die Vertretung sucht nach seinem Namen und sieht Bestellung, Lieferschein, Rechnung und Mahnung nebeneinander.
Eine Lieferung kommt unvollständig an: Auftragsbestätigung und Lieferschein findet die Suche über die Bestellnummer, die Papernaut aus beiden gelesen hat.
Der Jahresabschluss steht an: Die Steuerberatung bekommt die Rolle Leser im Workspace Buchhaltung. Die Belege des Geschäftsjahres zeigt ihr ein Filter nach Zeitraum, und niemand muss Ordner packen.
Eine neue Mitarbeiterin fängt an: Bewerbung, Arbeitsvertrag und Nachweise liegen im Workspace Personal. Eintrittsdatum und Probezeit hat Papernaut aus dem Vertrag gelesen.

Gut aufgehoben

Server und KI-Ausführung in der EU

Papernaut läuft auf Servern in der EU. Auch die Auswertung durch die KI findet dort statt.
Preis nach Dokumenten

Ob zehn oder 30 Personen in Business Plus arbeiten, ändert am Preis nichts.
Alles exportierbar

Der Konto-Export liefert jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.
Von einer Firma aus Seligenstadt

Garden of Concepts entwickelt seit 2011 Software.

Häufige Fragen

Ersetzt Papernaut unsere Warenwirtschaft oder Buchhaltung?

Nein. Aufträge, Buchungen und Lohnabrechnung bleiben in Ihrer bisherigen Software. Papernaut nimmt die Dokumente auf, die dabei ankommen und entstehen, und macht sie für das Team auffindbar. Eine Anbindung an Lexware Office und DATEV steht auf der Roadmap.

Wie viele Personen und Dokumente passen hinein?

Business bietet Platz für 3.000 Dokumente und zwölf Personen, Business Plus für 8.000 Dokumente und 30 Personen. Wird es mehr, gibt es Enterprise, auf Wunsch auch im eigenen Rechenzentrum.

Wer sieht die Personalunterlagen?

Nur, wer in den Workspace Personal eingeladen ist. Eine Ausnahme ist der Konto-Export: Ihn dürfen nur Konto-Admins anfordern, und er umfasst alle Workspaces.

Können wir uns mit Microsoft oder Google anmelden?

Single Sign-On über Microsoft Entra ID, Google Workspace oder einen anderen Anmeldedienst mit OIDC oder SAML gibt es in Business Plus auf Anfrage, in Enterprise ist es enthalten.

Ist die Ablage revisionssicher?

Revisionssicherheit ist für Business und Business Plus bald verfügbar. Bis dahin bleibt jede Version erhalten, und der Verlauf zeigt jede Änderung.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?: Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?: Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?: Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.