Papierkram kommt von selbst.
Die Ordnung jetzt auch.
Rechnungen, Verträge, Bescheide: Leiten Sie sie per E-Mail weiter oder laden Sie den Scan hoch. Papernaut erkennt, was es ist, liest Absender, Betrag und Datum aus und legt es ab. Wenn die Steuererklärung ansteht oder der Steuerberater nachfragt, ist alles in Sekunden da.
Zwei Monate kostenlos, ohne Zahlungsmittel. Fragen vorab? 06182 / 77285 50, Mo–Fr, 9–17 Uhr.
Elektro Brandt GmbH
Rechnung 2024-1187 · 17. August
Fällig am 30.09.
Gehört zum Umbau der Werkstatt.
- In Sekunden wiederfinden
- Nach Absender, Betrag, Datum oder jedem Wort im Text
- Ihre Dokumente bleiben in der EU
- Server und KI-Ausführung in der EU. Ihre Daten in fünf Sätzen
- Von einer Firma aus Seligenstadt
- Garden of Concepts entwickelt seit über 15 Jahren Software. Wer wir sind
Wir haben das Papier digitalisiert. Nicht das, was wir mit Papier gemacht haben.
Auf Papier war der Zusammenhang sichtbar: ein Zettel mit der Frist, ein Strich um den Betrag, ein Pfeil zum Angebot, das dazugehört. Umständlich war daran das Suchen, nicht das Verstehen.
Beim Scannen bleibt der Inhalt erhalten. Alles, was ein Mensch dazugelegt hat, fällt herunter. Übrig bleibt eine Datei mit einem Namen, den jemand einmal vergeben hat.
Elektro Brandt GmbH
Rechnung 2024-1187 · 17. August
Fällig am 30.09.
Gehört zum Umbau der Werkstatt.
Rechnung_Elektro_final_v2.pdf
| Name | Geändert | Größe |
|---|---|---|
| Angebote | 12.03.2024 | — |
| Alte Rechnungen | 03.01.2024 | — |
| Angebot.pdf | 04.08.2024 | 210 KB |
| Angebot_final.pdf | 07.08.2024 | 214 KB |
| Rechnung.pdf | 17.08.2024 | 180 KB |
| Rechnung_2.pdf | 17.08.2024 | 181 KB |
| Rechnung_Elektro_final_v2.pdf | 18.08.2024 | 181 KB |
| IMG_20240817_1042.jpg | 17.08.2024 | 3,2 MB |
| Scan_0043.pdf | 19.08.2024 | 96 KB |
Drei dieser Dateien könnten die aktuelle Rechnung sein. Das Foto zeigt dieselbe Rechnung noch einmal, schnell mit dem Handy aufgenommen.
Digital gespeichert ist noch nicht digital organisiert.
OneDrive, Dropbox oder ein Netzlaufwerk beantworten eine wichtige Frage: Wo liegt die Datei? Was sie bedeutet, wozu sie gehört und welche Version aktuell ist, müssen Menschen weiterhin über Ordner und Dateinamen erklären.
- Cloudspeicher zeigt
- Wo liegt die Datei?
- Ein Dokumentenmanagement ergänzt
- Was bedeutet die Datei, wozu gehört sie und was ist damit passiert?
Eine Datei kennt ihren Inhalt. Nicht ihre Bedeutung.
Öffnen Sie die PDF, und der Inhalt ist wieder da – vorausgesetzt, Sie finden sie und haben Zeit, sie zu lesen. Was nicht darin steht, sind die Antworten, die vorher auf dem Zettel standen. Die leben seitdem woanders: im Kopf, in einer Mail, in einer Liste.
Rechnung_Elektro_final_v2.pdf
- Wozu gehört das?
- Bis wann?
- Ist das die aktuelle Version?
- Wer hat es geschickt?
- Worum geht es überhaupt?
KI kann Dateien lesen. Arbeit entsteht erst durch Kontext.
Aus Dateien werden wieder Dokumente.
Papernaut liest jedes Dokument beim Hochladen, erkennt, worum es sich handelt, und hängt ihm das zurück, was beim Digitalisieren verloren ging – diesmal als Daten statt als Zettel. Aus dem Post-it wird ein Feld, aus dem Pfeil eine Verknüpfung, aus dem Stapel ein Zusammenhang. Suchbar, teilbar und für alle gleich.
Labels und Tags
„Umbau Werkstatt“ statt eines Ordners, den niemand pflegt
Fälligkeit
30.09., als Feld aus dem Dokument gelesen
Rechnung
Elektro Brandt GmbH
Rechnung 2024-1187 · 17. August
- Betrag
- 2.380,00 €
- Fällig
- 30.09.
Verlauf
Jede Version bleibt nachvollziehbar
Korrespondent
Elektro Brandt, automatisch aus dem Dokument angelegt
Zusammenfassung
Worum es geht, in zwei Sätzen, direkt beim Hochladen
Mit diesen Daten kann die KI Dokumente einordnen, zusammenfassen und für die Suche erschließen.
Die Einfachheit von Papier. Digital weitergedacht.
Das Dokument bleibt der Mittelpunkt. Was früher auf Post-its, in Köpfen und Nebenlisten lag, wird Teil des Dokuments.
- 1
Beim Hochladen
Aus einem PDF werden strukturierte Daten
Hochladen genügt. Papernaut erkennt Dokumentenart, Datum, Absender und die Kennzahlen des Dokuments, schreibt eine Zusammenfassung und zeigt Ihnen alles zur Bestätigung. Jeder KI-Wert ist markiert und mit einem Klick übernommen oder korrigiert.
- Zusammenfassung, Dokumentenart und Datum automatisch
- Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, IBAN als Felder
- Original daneben, nichts wird verändert
- 2
Währenddessen
Absender legt Papernaut selbst an
Aus der ersten O2-Rechnung wurde der Korrespondent Telefónica Germany mit Anschrift, Website und USt-ID. Weitere Rechnungen ordnen sich ihm automatisch zu. Neue Angaben aus späteren Dokumenten kommen als Vorschlag, den Sie prüfen und übernehmen.
- Firmen und Personen automatisch aus Dokumenten
- Adresse, USt-ID, Bankverbindung als geprüfte Vorschläge
- Alle Dokumente eines Absenders auf einen Blick
- 3
Wochen später
Ein Wort genügt, auch wenn es nicht im Dateinamen steht
Die Suche findet Dokumente über ihren Inhalt, ihre Felder und ihre Zusammenfassung. Wer „Miete“ eingibt, bekommt die Nebenkostenabrechnung, auch wenn das Wort dort nie als Titel stand. Filter nach Dokumentenart, Tags, Labels, Korrespondent und Zeitraum grenzen weiter ein.
- Volltext, Felder und Zusammenfassung in einer Suche
- Filter kombinieren und als Ansicht speichern
- Tabellen- oder Kachelansicht, Spalten frei wählbar
Was Papernaut neben KI und Suche noch für Sie erledigt
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die Software, in der Sie Dokumente ablegen, wiederfinden und gemeinsam nutzen. Papernaut ist ein einfaches DMS: Es macht Suchen, Ablegen und Nachvollziehen im Alltag leichter.
Inbox
Neue Dokumente landen an einem zentralen Ort und gehen nicht mehr zwischen Mail, Scanner und Dateien verloren.
Workspaces
Trennen Sie Teams, Projekte oder Mandanten in eigene Bereiche mit passenden Rechten, Inbox und Papierkorb.
Labels und Tags
Labels und Tags geben Dokumenten mehrere passende Zusammenhänge, ohne sie in eine einzige Ordnerstruktur zu zwingen.
Versionierung
Papernaut hält Änderungen fest und bewahrt frühere Versionen auf. So sieht Ihr Team, welcher Stand aktuell ist.
Lokales Bearbeiten
Bearbeiten Sie Dokumente weiter mit Ihren gewohnten Programmen, ohne die Ordnung im System zu verlieren.
Datensouveränität
Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Nutzen Sie die Cloud mit Servern und KI in der EU oder betreiben Sie Papernaut auf Ihrer eigenen Infrastruktur.
Papierkram kommt nie ohne Anlass
Die Steuererklärung, der Umzug, der Vorstandswechsel, die Rückfrage vom Steuerberater: Dann muss das eine Dokument sofort da sein. Papernaut legt es ab, sobald es ankommt, und findet es wieder, wenn es zählt.
Für Zuhause
- Familie & Haushalt
- Steuererklärung, Umzug, Anmeldung in der Kita. Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsschein, Geburtsurkunde und Impfnachweis liegen an einem Ort und sind auch Jahre später griffbereit. Mehr zu Familie & Haushalt
- Hausbau & Sanierung
- Angebot, Bauvertrag, Abschlagsrechnung, Abnahme. Die Unterlagen eines Bauprojekts bleiben beisammen und sind da, wenn Jahre später ein Mangel auftaucht oder die Förderbank einen Nachweis sehen will. Mehr zu Hausbau & Sanierung
- Vermieten & Eigentum
- Nebenkostenabrechnung, Mieterwechsel, Eigentümerversammlung. Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Hausgeldabrechnung und Grundsteuerbescheid liegen geordnet nach Wohnung, die Handwerkerrechnungen gleich daneben. Mehr zu Vermieten & Eigentum
- Ruhestand & Rente
- Rentenantrag, Kontenklärung, Steuererklärung im Ruhestand. Renteninformation, Rentenbescheid, Betriebsrente und Beihilfebescheid liegen an einem Ort, für Sie und die Angehörigen, die mithelfen. Mehr zu Ruhestand & Rente
- Vorsorge, Pflege & Erbe
- Ein Pflegefall in der Familie, ein Krankenhausaufenthalt, ein Nachlass. Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Pflegegradbescheid und Testament sind griffbereit, wenn es darauf ankommt. Mehr zu Vorsorge, Pflege & Erbe
Für Organisationen
- Vereine
- Vorstandswechsel, Förderantrag, Kassenprüfung. Satzung, Mitgliedsanträge, Förderunterlagen und Rechnungen bleiben gemeinsam auffindbar, auch wenn Ämter neu besetzt werden. Mehr zu Vereine
- Selbstständige & Büros
- Rückfrage vom Steuerberater, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Betriebsprüfung. Rechnungen, Belege, Verträge und Bescheide liegen geordnet nach Kunden und Jahren. Mehr zu Selbstständige & Büros
- KMU & Teams
- Urlaubsvertretung, Reklamation beim Lieferanten, Jahresabschluss. Eingangsrechnungen, Verträge und Personalunterlagen liegen in getrennten Bereichen, und jeder im Team findet, was er sehen darf. Mehr zu KMU & Teams
- Handwerk
- Reklamation, Nachtrag, Rückfrage von der Baustelle. Aufmaß, Abnahmeprotokoll, Lieferscheine und Rechnungen liegen nach Kunde und Auftrag beisammen. Mehr zu Handwerk
- Architektur & Bau
- Bauantrag, Baubesprechung, Honorarrechnung. Verträge, Genehmigungen, Protokolle und Gutachten liegen je Projekt zusammen und sind für das ganze Team auffindbar. Mehr zu Architektur & Bau
Von der Jahreshauptversammlung bis zur Baustelle
Unterschiedliche Zielgruppen, dasselbe Grundproblem: Dokumente kosten Zeit, solange sie gesucht, sortiert und nachgefragt werden müssen. Die Beispiele zeigen, wie das mit Papernaut im Alltag aussieht.
Marina
Marina leitet einen Sportverein mit vielen Mitgliedern und noch mehr Unterlagen. Früher lagen Mitgliedsanträge in Mail-Anhängen, Förderunterlagen auf verschiedenen Rechnern und vor der Jahreshauptversammlung begann jedes Mal die Sucherei. Mit Papernaut lädt ihr Vorstand alles an einem Ort hoch. Die KI ordnet Dokumente ein, Labels schaffen Struktur und die Suche bringt auch später noch das richtige Dokument ans Licht.
So hilft es konkret
Weniger Hektik vor Terminen, klare Übergaben im Vorstand und eine Ablage, die nicht nur Marina versteht.
„Als IT-Team lieben wir Automatisierung. Papierkram, Bürokratie und langes Suchen dagegen eher nicht.“
Genau deshalb haben wir Papernaut nicht zuerst für einen Pitch gebaut, sondern für uns selbst. Wir wollten ein System, das Dokumente einfacher auffindbar macht, Routine beim Ablegen reduziert und sich ohne aufwendiges Einführungsprojekt nutzen lässt.
Was als internes Werkzeug begann, wurde Schritt für Schritt zu einem Produkt, weil wir gemerkt haben: Viele kleine Teams kämpfen mit genau demselben Problem.
Antje Schneider, Dennis Oehme, Martin Deiss
Garden of Concepts aus Seligenstadt im Rhein-Main-Gebiet
Der Beleg ist im Archiv, bevor Sie den Laden verlassen.
Quittung, Lieferschein oder Vertrag mit der Kamera erfassen. Papernaut liest den Text, ordnet das Dokument ein und legt es im richtigen Workspace ab. Die App für iOS und Android ist in Arbeit.
- Scannen
- Kamera mit automatischer Kantenerkennung, mehrseitige Belege als ein PDF
- Teilen
- PDFs aus Mail und Messenger direkt an Papernaut übergeben
- Finden
- Volltextsuche und Filter wie am Rechner, mit Vorschau und erkannten Feldern
Ihre Daten in fünf Sätzen
- Ihre Dokumente liegen auf Servern in der EU, bei Scaleway in Amsterdam.
- Auch die KI, die Ihre Dokumente liest, läuft in der EU.
- Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Dokumente, Uploads und Zugangsdaten laufen über keinen US-Anbieter und fallen damit nicht unter den US CLOUD Act, über den US-Behörden Daten von US-Firmen anfordern können.
- Verantwortlich ist die Garden of Concepts GmbH aus Seligenstadt, seit über 15 Jahren am Markt, nach deutschem Recht und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Für besondere Anforderungen läuft Papernaut auch auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung und unter Recht und Sicherheit.
- Cloud-native gebaut
- Papernaut läuft auf Kubernetes und damit überall, wo Kubernetes läuft – bei jedem großen Cloud-Anbieter, im eigenen Rechenzentrum oder gemischt. Heute in unserer EU-Cloud, auf Wunsch bei Ihnen.
- Nachvollziehbarkeit & Sicherheit
- Versionierung, Audit-Trail (lückenloses Änderungsprotokoll) und klare Zugriffsrechte zeigen, wer was mit einem Dokument getan hat.
- Offene KI-Modelle
- Für jede Aufgabe das passende Modell, mit Schwerpunkt auf offenen Modellen (Open Weight). KI-Ausführung in der EU oder bei Ihnen selbst, auf Wunsch komplett offline. Kein Lock-in auf einen KI-Anbieter.
- Einfach exportieren
- Offene Formate und klare Exporte halten Ihre Dokumente und Daten portabel, also jederzeit mitnehmbar.
Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.
Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.
Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50
- Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
- Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
- Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
- Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
- Wo liegen Ihre Daten?
- Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.