Viele starten mit einer Mischung aus Ordnern auf dem Rechner, dem E‑Mail-Postfach und einem Cloud-Speicher wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Das funktioniert eine Weile, denn jedes dieser Werkzeuge kann Dateien speichern und teilen. Nur verstehen kann keines von ihnen, was in einem Dokument steht.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt genau dort an. Es nimmt Dokumente aus allen Wegen auf, erkennt, was sie sind, liest die wichtigen Angaben aus und macht sie über den Inhalt auffindbar. Was ein DMS grundsätzlich ist, steht unter Was ist ein DMS?.
Ablage ist nicht Ordnung
- Ordner und Cloud speichern Dateien und teilen sie. Die Ordnung steckt im Dateinamen und im Pfad, den jemand gewählt hat.
- E‑Mail transportiert Dokumente als Anhang. Danach bleiben sie im Postfach einer Person, zwischen Newslettern und Absprachen.
- Ein DMS legt ab und ordnet: nach Dokumentart, Absender, Feldern und Workspaces, für alle, die Zugriff haben.
Woran Ordner, Postfach und Cloud im Alltag scheitern
- Uneinheitliche Namen: „Scan_0042.pdf“ neben „Rechnung_final_final2.pdf“. Jede Person benennt anders.
- Dubletten: Dieselbe Rechnung als Anhang, im Download-Ordner und in der Cloud, jeweils unter anderem Namen.
- Wissen im Kopf: Nur wer abgelegt hat, weiß, wo etwas liegt. Fällt die Person aus, beginnt die Suche.
- Suche nach Dateinamen: Steht der Betrag oder die Vertragsnummer nur im Scan, findet ihn ohne Texterkennung niemand.
- Keine Angaben am Dokument: Lieferant, Datum, Betrag oder Frist stehen im Dokument, aber nicht strukturiert daneben. Filtern lässt sich danach nicht.