Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: Oktober 2026

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung von Papernaut. Individuell vereinbarte Bedingungen gehen vor. Dieselben Tarife stehen auf der Preisseite.

1. Geltungsbereich

Diese AGB gelten für die Nutzung von Papernaut sowie für damit verbundene Leistungen der Garden of Concepts GmbH („Anbieter“), sofern nicht ausdrücklich abweichende Vereinbarungen getroffen werden.

2. Anbieter / Vertragspartner

Garden of Concepts GmbH
Eisenbahnstraße 5 D, 63500 Seligenstadt, Deutschland
Kontakt: support@papernaut.de
Weitere Angaben siehe Impressum.

3. Leistungsgegenstand

Papernaut ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif (Abschnitt 5). Enterprise und der Betrieb in der Infrastruktur des Kunden werden individuell vereinbart.

Der Kunde behält seine Rechte an hochgeladenen Dokumenten und sonstigen Inhalten. Er gestattet dem Anbieter deren Verarbeitung, soweit sie zur Erbringung der gebuchten Funktionen erforderlich ist, insbesondere für Speicherung, Suche, Texterkennung und die vom Kunden genutzten KI-Funktionen. Die datenschutzrechtlichen Einzelheiten regelt gegebenenfalls der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Registrierung, Zugangsdaten

Soweit die Nutzung eine Registrierung erfordert, sind Zugangsdaten geheim zu halten und vor Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über seinen Account erfolgen, soweit er dies zu vertreten hat.

Nach der Registrierung startet jeder neue Account automatisch in der kostenlosen zweimonatigen Testphase (Abschnitt 6). Eine Zahlungsmethode ist dafür nicht erforderlich. Die Nutzung setzt die Bestätigung dieser AGB voraus. Ein kostenpflichtiger Tarif wird erst durch eine gesonderte Buchung und nach erfolgreicher erster Zahlung aktiviert. Vor Abschluss der Buchung werden Preis und Abrechnungszeitraum angezeigt.

5. Tarife und Preise

Papernaut rechnet in Dokumenten und Credits, nicht pro zusätzlichem Nutzer innerhalb des Tariflimits.

Privat, Privat Plus, Familie und Familie Plus sind Bruttopreise inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer. Team, Business und Business Plus sind Nettopreise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Namen beschreiben die vorgesehene Nutzung. Eine Beschränkung auf eine bestimmte Rechtsform besteht nicht.

Die genannten Monatspreise gelten bei monatlicher Zahlung. Bei jährlicher Zahlung beträgt der Preis das Zehnfache des Monatspreises (zwei Monate weniger). Der Zeitraum wird im Voraus bezahlt. Credits werden davon unabhängig jeden Monat gutgeschrieben, nicht auf einmal für die gesamte Laufzeit.

Jeder Nutzer erhält zusätzlich einen privaten Workspace. Er zählt nicht gegen die Zahl der gemeinsamen Workspaces.

In jedem Tarif enthalten sind Web-App, Apps für iOS und Android, Desktop-App, Kommandozeile und API, E-Mail-Eingang, Texterkennung, Volltextsuche, KI-Klassifikation und Feldextraktion, Versionierung, Papierkorb (30 Tage), Protokoll je Dokument, tägliche Backups mit einer unabhängigen Kopie außerhalb des Primärspeichers sowie Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel pro Organisation und Hosting in der EU. Die KI-Verarbeitung verbraucht Credits.

Die technischen Grenzen je Datei stehen in Abschnitt 8. Ein separates Gigabyte-Kontingent gibt es nicht.

6. Testphase

Jeder neue Account erhält ab Kontoeröffnung zwei Monate Testphase: 30 Dokumente, höchstens 25 MB pro Datei und einmalig 100 Credits. Eine Zahlungsmethode ist dafür nicht erforderlich. Weitere Nutzer können nicht eingeladen werden. Einen Credit-Nachkauf gibt es in der Testphase nicht.

Nach zwei Monaten endet der kostenlose Zugang, unabhängig von der letzten Aktivität. Ohne Wechsel in einen bezahlten Tarif folgen 30 Tage, in denen Lesen, Export und der Wechsel in einen Tarif möglich bleiben. Uploads und Verarbeitung sind gesperrt. Danach werden Account und Dokumente einschließlich der zugehörigen Inhalte gelöscht. Der Anbieter informiert rechtzeitig vor dem Ende der Testphase und vor der Löschung. Eine Verlängerung der Testphase oder zusätzliche Credits kann der Anbieter im Einzelfall gewähren; ein Anspruch darauf besteht nicht.

7. Credits und Dokumente

Credits sind die Verarbeitungswährung. Speichern allein verbraucht keine Credits. Die automatische Grundverarbeitung kostet:

Papernaut erkennt die Dokumentenart automatisch. Hat die Art hilfreiche Angaben, etwa Betrag, Datum oder Nummer, liest Papernaut sie als Felder aus.

Die ersten 20 Seiten und die letzte Seite werden automatisch durchsuchbar. Felder wie Rechnungsnummer oder Vertragsparteien liest die KI aus den ersten 9 Seiten und der letzten Seite. Weitere Volltextseiten kosten 1 Credit je angefangene 10 Seiten. Weitere KI-Felder kosten 3 Credits je angefangene 10 Seiten. Ein Vorschlag für einen neuen Dokumenttyp kostet 5 Credits. Den Preis zeigt Papernaut, bevor der Kunde den Vorschlag anfordert.

Eine neue Version wird wie ein neues Dokument verarbeitet und kostet erneut 1 bis 3 Credits. Die vorherige Version bleibt erhalten, lässt sich ohne erneuten Credit-Verbrauch wiederherstellen und zählt als eigenes Dokument, bis sie endgültig gelöscht ist.

Jede gespeicherte Dokumentversion zählt zur Dokumentgrenze, auch eine ältere Version und ein Dokument im Papierkorb. Sie zählt nicht mehr, wenn die Version endgültig gelöscht ist: nach 30 Tagen im Papierkorb oder früher durch endgültiges Löschen. Verbrauchte Credits werden nicht erstattet.

Beim ersten Abschluss eines bezahlten Tarifs erhält das Konto einmalig ein Willkommens-Guthaben, unabhängig von der Zahlweise: Privat 80, Privat Plus 240, Familie 400, Familie Plus 800, Team 1.000, Business 1.500, Business Plus 4.000 Credits. Pro Konto gibt es dieses Guthaben nur einmal. Es ist ein Geschenk und ab Gutschrift 3 Monate gültig; der danach ungenutzte Rest verfällt. Die Credits aus der Testphase bleiben als Geschenkguthaben bis zu ihrem Ablaufdatum erhalten.

Das Guthaben besteht aus Monatscredits, Geschenkguthaben (dazu gehört das Willkommens-Guthaben) und nachgekauften Credits. Monatscredits und nachgekaufte Credits verfallen während eines aktiven Vertrags nicht durch Zeitablauf. Geschenkguthaben hat ein Ablaufdatum, das bei der Gutschrift genannt wird und im Credit-Verlauf steht.

Monatscredits werden angespart, höchstens bis zu einer Obergrenze je Tarif. Sie beträgt das Dreifache des Monatskontingents, also drei Monate: Privat 120, Privat Plus 300, Familie 360, Familie Plus 600, Team 900, Business 1.800, Business Plus 4.800 Credits, bei Enterprise nach Vereinbarung. Eine Gutschrift füllt nur bis zu dieser Obergrenze auf. Der nicht gutgeschriebene Teil entsteht nicht und wird nicht nachgeholt. Geschenkguthaben, etwa das Willkommens-Guthaben oder Guthaben aus der Testphase, und nachgekaufte Credits zählen nicht zur Obergrenze.

Verbraucht werden zuerst Geschenkguthaben, das früher ablaufende zuerst, danach Monatscredits in der Reihenfolge ihrer Gutschrift, zuletzt nachgekaufte Credits in der Reihenfolge ihres Kaufs.

In einem bezahlten Tarif können weitere Credits nachgekauft werden: 0,20 € je Credit brutto inklusive Umsatzsteuer, mindestens 50 Credits für 10 €, danach in Schritten von 5 €. Dieser Bruttopreis gilt auch in den Organisationstarifen. Der Nachkauf erhöht die Zahl der Dokumente nicht.

Solange die Dokumentgrenze des Tarifs nicht erreicht ist, gelingt der Upload auch ohne Credits, auch bei Eingang per E-Mail oder Scanner. Die Dokumente warten unverarbeitet in der Inbox und zählen bereits zur Dokumentgrenze. Sobald wieder genügend Credits für das älteste wartende Dokument vorhanden sind, wird es verarbeitet, danach das nächste. Jüngere Dokumente werden nicht vorgezogen. Ein Dokument wird nur vollständig verarbeitet. Ist die Grenze erreicht, werden weitere Uploads abgelehnt, bis der Kunde endgültig löscht oder den Tarif wechselt.

Die Staffel von 1, 2 oder 3 Credits gilt zum Start. Eine spätere Änderung kündigt der Anbieter vorher an. Sie gilt nur für künftige Verarbeitungen. Ungenutzte, nachgekaufte Credits kann der Kunde sich dann auf Antrag zum bezahlten Restwert erstatten lassen. Bereits verarbeitete Dokumente werden nicht nachbelastet.

8. Technische Grenzen

Für die Nutzung von Papernaut gelten diese technischen Grenzen:

• Grenzen des Tarifs: Es gelten die Grenzen des gebuchten Tarifs nach Abschnitt 5, insbesondere die Zahl der Dokumente, der Nutzer und der gemeinsamen Workspaces, sowie die Credits nach Abschnitt 7. Für die Testphase gelten die Grenzen nach Abschnitt 6.
• Dateigröße: Eine Datei darf im Tarif Privat höchstens 50 MB und in allen anderen Tarifen höchstens 100 MB groß sein. In der Testphase sind es höchstens 25 MB.
• Seitenzahl: Eine Datei darf höchstens 1.000 Seiten haben.
• Dateitypen: Unterstützt werden im Wesentlichen PDF-Dateien, Office-Dokumente (Word, Excel und PowerPoint sowie die entsprechenden OpenDocument-Formate), Bilder und Fotos (zum Beispiel JPEG, PNG, GIF, WebP, TIFF und HEIC), E-Mail-Dateien, Text-, Markdown-, CSV- und HTML-Dateien. Die Anwendung zeigt beim Hochladen, welche Formate angenommen werden. Der E-Mail-Eingang übernimmt nur PDF- und Office-Anhänge.

Dateien, die diese Grenzen überschreiten oder deren Typ nicht unterstützt wird, werden abgelehnt. Für lange Dokumente gilt außerdem die Regel für die automatische Verarbeitung nach Abschnitt 7.

9. Tarifwechsel

Der Wechsel aus der Testphase in einen bezahlten Tarif beginnt mit der Aktivierung. Das volle erste Monatskontingent und das einmalige Willkommens-Guthaben werden dann gutgeschrieben. Die nächste Monatsgutschrift folgt einen Kalendermonat später.

Ein Upgrade ist der Wechsel in einen höheren bezahlten Tarif mit gleicher oder längerer Zahlweise oder die Verlängerung der Zahlweise im bisherigen Tarif, zum Beispiel von monatlich auf jährlich. Es wirkt sofort: Die bisherige Laufzeit endet, eine neue volle Laufzeit nach der gewählten Zahlweise beginnt, und die Grenzen des neuen Tarifs gelten sofort. Das Monatskontingent des neuen Tarifs wird sofort und ohne zeitanteilige Kürzung gutgeschrieben, bis zur Obergrenze des neuen Tarifs. Die Restcredits des laufenden Monatskontingents des bisherigen Tarifs werden durch das neue Kontingent ersetzt. Angesparte Monatscredits aus früheren Monaten, Willkommens-Guthaben, Geschenkguthaben und nachgekaufte Credits bleiben erhalten. Die nächste Monatsgutschrift folgt einen Kalendermonat nach dem Upgrade.

Für die vorzeitig beendete Laufzeit gewährt der Anbieter einen Nachlass auf den Preis der neuen Laufzeit (Anrechnung). Grundlage ist der volle Preis der bisherigen Laufzeit, bei jährlicher Zahlung also der Jahrespreis. Eine bei einem früheren Upgrade gewährte Anrechnung wird davon nicht abgezogen. Für den laufenden Credit-Monat werden der Anteil der verbleibenden Kalendertage, einschließlich des Upgradetags, und der ungenutzte Anteil seines Monatskontingents verglichen. Der kleinere Anteil des auf diesen Monat entfallenden Preises wird angerechnet. Ist das Monatskontingent dieses Monats verbraucht, entfällt dieser Teil. Bei jährlicher Zahlung werden zusätzlich die vorausbezahlten, noch nicht begonnenen Monate vollständig angerechnet. Die Anrechnung mindert den Preis der neuen Laufzeit höchstens auf null. Sie wird weder ausgezahlt noch als Guthaben geführt. Das für die bisherige Laufzeit gezahlte Entgelt bleibt unverändert. Den sofort fälligen Betrag, die neuen Credits und den nächsten Verlängerungstermin zeigt Papernaut vor der Bestätigung an.

Ein Wechsel in einen kleineren bezahlten Tarif oder in eine kürzere Zahlweise ist möglich, wenn die Zahl der Dokumentversionen, der Nutzer und der gemeinsamen Workspaces im Limit des Zieltarifs liegt. Er wird zum Ende der laufenden Laufzeit wirksam. Eine sofortige Gutschrift gibt es dafür nicht. Mit dem Wirksamwerden gilt die Obergrenze des Zieltarifs: Angesparte Monatscredits oberhalb dieser Grenze verfallen ohne Erstattung, die ältesten zuerst. Geschenkguthaben, bis zu seinem Ablaufdatum, und nachgekaufte Credits bleiben unberührt. Den nach aktuellem Stand zu erwartenden Verlust zeigt Papernaut vor der Bestätigung an. Einen Wechsel aus einem bezahlten Tarif zurück in die Testphase gibt es nicht. Der Anbieter löscht oder entfernt dafür nichts ohne Zutun des Kunden.

10. Kündigung und Löschung

Bezahlte Tarife werden je nach Buchung monatlich oder jährlich im Voraus abgerechnet. Der erste Abrechnungszeitraum ergibt sich aus der Buchung. Bei Verbrauchern wird ein Vertrag nach Ablauf der ersten Laufzeit auf unbestimmte Zeit fortgesetzt und kann dann jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat gekündigt werden. Bei Unternehmern verlängert sich der Tarif jeweils um den gewählten Abrechnungszeitraum, sofern er nicht zum Ende des laufenden Zeitraums gekündigt wird. Eine Kündigung kann in Textform an support@papernaut.de erklärt werden. Gesetzliche Rechte zur außerordentlichen Kündigung bleiben unberührt.

Bis zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit bleibt der Tarif nutzbar. Danach wird der Account für 30 Tage eingefroren: Lesen und Export bleiben möglich, Uploads, E-Mail-Eingang, Verarbeitung, Einladungen und neue Workspaces nicht. Restliche Credits werden nicht mehr eingelöst. Ein erneuter Vertragsabschluss in dieser Frist reaktiviert den Account. Ein zweites Willkommens-Guthaben gibt es nicht. Bereits erstattetes Guthaben wird nicht erneut gutgeschrieben.

Während der Lese- und Exportphase kann der Kunde die in Papernaut bereitgestellten Exportfunktionen nutzen. Bei technischen Fragen zum Export und zu den verfügbaren Daten und Formaten unterstützt der Anbieter über die für den Tarif vorgesehenen Supportwege. Gesetzliche Rechte zum Wechsel des Datenverarbeitungsdienstes bleiben unberührt.

Die Erstattung nicht verbrauchter, nachgekaufter Credits zum bezahlten Restwert beantragt der Kunde innerhalb dieser 30 Tage. Monats-, Willkommens- und Geschenkguthaben werden nicht ausgezahlt. Ein rechtzeitig gestellter Antrag bleibt auch nach Löschung der Produktdaten bearbeitbar.

Nach den 30 Tagen werden Dokumente einschließlich Metadaten, Notizen, extrahierter Felder und Protokolleinträge aus dem Produktivsystem gelöscht. Nachlaufende Backup-Kopien werden anschließend gelöscht, spätestens 60 Tage nach Vertragsende. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt beim Kunden.

11. Zahlungsausfall

Eine fehlgeschlagene erste Zahlung aktiviert einen bezahlten Tarif nicht.

Bei einer fehlgeschlagenen Verlängerungszahlung hat der Kunde sechs Kalendertage ab dem ersten fehlgeschlagenen Versuch Zeit, die Zahlung nachzuholen. Spätere Fehlversuche starten die Frist nicht neu. In dieser Zeit bleibt der Tarif nutzbar, und die Monatsgutschrift erfolgt weiter am Vertragsstichtag.

Bleibt die Zahlung nach sechs Tagen aus, endet der aktive Vertrag. Es folgen 30 Tage mit Lese- und Exportzugriff und der Möglichkeit zur Nachzahlung oder zur Erstattung nachgekaufter Credits. Neue Uploads, Verarbeitung und Monatsgutschriften sind gesperrt. Danach gilt die Löschregel aus Abschnitt 10. Backup-Kopien werden spätestens 60 Tage nach Beginn dieser eingefrorenen Phase gelöscht.

12. Support

Ziel für die erste Antwort, innerhalb der Geschäftszeiten Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr, ohne bundeseinheitliche Feiertage:

Diese Zeiten sind Zielwerte. Ein verbindliches Service-Level gibt es nur im Enterprise-Vertrag.

13. Aufbewahrungspflichten

Papernaut bietet Versionierung, Papierkorb und ein Protokoll je Dokument. Eine revisionssichere Aufbewahrung mit rechtlich verbindlicher Löschsperre ist derzeit nicht Bestandteil der Standardtarife. Versionierung und Protokoll allein belegen keine GoBD-konforme Aufbewahrung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für die Dokumente bleiben beim Kunden; er muss benötigte Unterlagen rechtzeitig exportieren und gegebenenfalls anderweitig aufbewahren.

14. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich insbesondere,

• Papernaut nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen,
• keine rechtswidrigen Inhalte zu verarbeiten,
• angemessene organisatorische Maßnahmen zu treffen (z. B. Berechtigungsmanagement),
• für die Richtigkeit der von ihm bereitgestellten Daten verantwortlich zu sein.

Ergebnisse der automatischen Klassifikation, Texterkennung und Feldextraktion können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde prüft sie, bevor er sie für rechtlich, finanziell oder sonst erheblich folgenreiche Entscheidungen verwendet. Papernaut ersetzt keine fachliche Beratung.

15. Vertraulichkeit von Kundendaten

Der Anbieter behandelt Kundendokumente und sonstige nicht öffentliche Kundendaten vertraulich und verwendet sie nur zur Erbringung der vereinbarten Leistungen. Zugang erhalten nur Personen, die ihn hierfür benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die Leistungserbringung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Pflicht gilt auch nach Vertragsende fort, solange die Informationen nicht rechtmäßig öffentlich bekannt geworden sind.

16. Verfügbarkeit / Änderungen

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit. Wartungsfenster, technische Störungen oder Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs können zu Einschränkungen führen. Der Anbieter kann Papernaut weiterentwickeln und Funktionen anpassen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist. Eine Änderung der Credit-Staffel richtet sich nach Abschnitt 7.

17. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Soweit der Anbieter im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie unter Auftragsverarbeitung (AVV/ADV).

18. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

19. Änderungen dieser AGB

Änderungen dieser AGB teilen wir dem Kunden vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mit. Eine Änderung des laufenden Vertrags setzt eine wirksame Vereinbarung oder eine gesetzliche Grundlage voraus; Schweigen allein gilt nicht als Zustimmung. Änderungen der Credit-Staffel richten sich zusätzlich nach Abschnitt 7.

20. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften bleiben unberührt. Gerichtsstand ist – soweit zulässig – der Sitz des Anbieters.

AGB anfordern: Wenn Sie eine unterzeichnungsfähige Fassung benötigen, schreiben Sie uns bitte an support@papernaut.de.