Funktionen

Alles, was Papernaut mit Ihren Dokumenten macht

Von der ersten Datei bis zur nachvollziehbaren Ablage. Acht Bereiche, gezeigt an echten Ansichten aus einem Demo-Konto mit 20 Dokumenten einer Studentin aus Leipzig.

Unverbindlich zur Beta anmelden Zu den Preisen

Erfassen & Inbox

Hochladen und den Rest Papernaut überlassen

Dokumente kommen per Drag & Drop, über den Upload-Dialog, aus der Tray-App vom PC oder per E-Mail-Eingang in den Workspace. Jede Datei wird auf Viren geprüft, in ein Vorschauformat konvertiert und landet in der Inbox, bis Sie sie gesehen haben. Fotos, Scans und Office-Dateien werden genauso behandelt wie PDFs.

Upload im Browser, per Tray-App oder E-Mail-Eingang
Virenscan und Konvertierung vor der Ablage
Inbox als Eingangskorb, Vorschaubild pro Dokument

Papernaut Dokumentenliste mit Inbox-Schalter, Vorschaubildern und erkannten Dokumentenarten

KI liest, Sie bestätigen

Titel, Zusammenfassung, Dokumentenart und Datum kommen von der KI

Papernaut liest den Inhalt, benennt das Dokument verständlich, schreibt eine Zusammenfassung und ordnet Dokumentenart, Datum und Sprache zu. Jeder Wert trägt eine KI-Markierung und lässt sich einzeln bestätigen, ändern oder ablehnen. Das Original bleibt unverändert und liegt zum Vergleich daneben.

Sprechender Titel statt Dateiname
Zusammenfassung mit Beträgen, Zeiträumen und Fristen
Ein Klick bestätigt alle Vorschläge, nichts wird still übernommen

Dokumentdetail einer O2-Rechnung mit KI-Zusammenfassung, Dokumentenart Rechnung und Original-PDF

Strukturierte Daten

Aus dem Dokument werden Felder, die Sie auswerten können

Jede Dokumentenart bringt ihre eigenen Felder mit. Bei einer Rechnung sind das Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Bruttosumme, bei einem Kontoauszug Zeitraum und Salden. Die KI füllt sie vor, Sie prüfen. Danach lassen sich Dokumente nach diesen Werten filtern, sortieren und exportieren.

Felder je Dokumentenart, mit Währung, Datum und Text
Vorschläge mit Herkunft, bestätigt oder verworfen pro Feld
Labels, Tags und Workspace-Freigabe direkt am Dokument

Rechnungsfelder einer O2-Rechnung in Papernaut, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Summe brutto von der KI vorbelegt

Katalog & eigene Typen

Über 100 Dokumentenarten, erweiterbar um Ihre eigenen

Ein gepflegter Katalog kennt Rechnung, Kontoauszug, Bescheid, Arbeitsvertrag und viele mehr, jede mit Erkennungshinweisen und Feldern. Typfamilien bündeln Varianten, etwa Strom-, Gas- und Werkstattrechnung unter Rechnung. Fehlt etwas, legen Sie eine Ableitung oder einen eigenen Typ mit eigenen Feldern an.

Katalog mit Beschreibung und Hinweisen zur Erkennung
map[Typfamilien:Ableitungen erben Felder der Basis]
Eigene Dokumentenarten und Felder ohne Programmierung

Dokumentenart Rechnung in Papernaut mit Typfamilie, Ableitungen wie Stromrechnung und Hinweisen zur Erkennung

Suchen statt blättern

Volltext, Felder und Zusammenfassung in einer Suche

Die Suche findet Dokumente über ihren Inhalt, nicht nur über den Titel. „Miete“ liefert die Nebenkostenabrechnung, auch wenn das Wort nie im Dateinamen stand. Filter nach Dokumentenart, Tags, Labels, Korrespondent und Zeitraum grenzen ein; Kombinationen speichern Sie als Ansicht in der Seitenleiste.

Volltext über OCR-Text, Felder und Zusammenfassung
Filter kombinieren, Spalten wählen, Tabelle oder Kacheln
Gespeicherte Ansichten wie „Rechnungen O2“ mit einem Klick

Suche nach Miete in Papernaut findet die Nebenkostenabrechnung des Vermieters

Stammdaten entstehen nebenbei

Absender und Empfänger legt Papernaut selbst an

Aus der ersten Rechnung entsteht der Korrespondent mit Anschrift, Website und USt-ID. Weitere Dokumente ordnen sich ihm zu; neue Angaben aus späteren Dokumenten kommen als Vorschlag. Ihre eigene Organisation erkennt Papernaut als Empfängerin und verwechselt sie nicht mit Absendern.

Firmen und Personen automatisch aus Dokumenten
Adresse, USt-ID, Bankverbindung als geprüfte Vorschläge
Alle Dokumente eines Absenders auf einen Blick

Korrespondent Telefónica Germany in Papernaut, automatisch angelegt, mit Adresse, USt-ID und KI-Vorschlägen

Workspaces, Labels, Tags

Ordnung ohne Ordnerzwang

Workspaces trennen Teams, Projekte oder Mandanten mit eigenen Rechten, Inbox und Papierkorb. Labels bilden eine flexible Hierarchie, Tags markieren Zustände wie Bezahlt oder Zu prüfen. Ein Dokument kann in mehreren Workspaces liegen, ohne kopiert zu werden. Und wer abends arbeitet, schaltet auf den dunklen Modus um.

Workspaces mit Mitgliedern und Rollen
Labels als Baum, Tags als Status
Dokumente teilen statt kopieren, heller und dunkler Modus

Papernaut Dokumentenliste im dunklen Modus mit Labels und Tags in der Seitenleiste

Nachvollziehbarkeit

Jeder Schritt ist protokolliert, jede Version bleibt

Der Verlauf zeigt pro Dokument, was wann passiert ist: Upload, Virenscan, Konvertierung, Textextraktion, KI-Vorschläge, Bestätigungen und Änderungen mit Person und Zeit. Neue Versionen einer Datei legen Sie per Drag & Drop an, ältere bleiben abrufbar. Gelöschtes wandert in den Papierkorb, Export gibt es jederzeit.

Protokoll pro Dokument mit Akteur und Zeitpunkt
Versionen statt Überschreiben
Papierkorb, Export und Datenübernahme aus Ihrem Konto

Verlauf eines Dokuments in Papernaut, Virenscan, Konvertierung, Extraktion und Upload mit Zeitangaben

Offen

Schnittstellen statt Sackgasse

Alles, was die Oberfläche kann, kann auch die API. Persönliche Zugangstoken, OpenAPI-Beschreibung, E-Mail-Eingang und die Tray-App für den PC sind da, damit Papernaut zu Ihren Abläufen passt und nicht umgekehrt.

REST-API mit OpenAPI

Dokumente hochladen, suchen, Felder lesen, Korrespondenten pflegen. Dokumentiert, versioniert, mit persönlichen Zugangstoken.

Tray-App für Windows, macOS und Linux

Dokumente aus Papernaut auf dem PC öffnen, bearbeiten und als neue Version zurückspielen.

E-Mail-Eingang

Eine Adresse pro Workspace. Anhänge landen in der Inbox und laufen durch dieselbe Erkennung.

Export

Dokumente und Metadaten gehören Ihnen. Export pro Workspace oder für das ganze Konto.

Mehr zu den offenen Schnittstellen

Papernaut im Vergleich

	Ordner & Netzlaufwerk	Cloud-Speicher	Papernaut
Ablage	Manuell in Ordnerbäume	Manuell in Ordnerbäume	Automatisch nach Dokumentenart und Absender
Suche	Dateiname	Dateiname, teilweise Inhalt	Inhalt, Felder, Zusammenfassung und Filter
Metadaten	Keine	Keine	Felder je Dokumentenart, von der KI vorbelegt
Absender	Keine	Keine	Korrespondenten mit Stammdaten, automatisch angelegt
Nachvollziehbarkeit	Dateisystem	Versionshistorie der Datei	Protokoll pro Dokument, Versionen, Papierkorb
Datenstandort	Eigener Server	Meist USA	EU oder Ihre eigene Infrastruktur

Beta-Tester und Kooperationspartner gesucht

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie früh testen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Die Anmeldung ist unverbindlich. Wir melden uns persönlich bei Ihnen und schauen gemeinsam, ob Papernaut zu Ihrem Alltag passt.

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Schon Drive oder Ordner im Einsatz?

Papernaut ersetzt nicht nur Ablage, sondern macht Dokumente schneller auffindbar und sauber strukturiert.

Sorge wegen Aufwand und Schulung?

Der Einstieg soll bewusst einfach bleiben: anmelden, hochladen, ausprobieren.

Datenschutz und Datenstandort wichtig?

Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.