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Hausverwaltung & WEG

Hausverwaltung und WEG: Belegprüfung mit dem Beirat, ohne Ordner zu schleppen

Eine Verwaltung bekommt Post zu jedem Objekt: von Eigentümern und Mietern, Handwerkern, Versorgern, Versicherung und Stadt. Leiten Sie sie per E-Mail weiter oder scannen Sie den Posteingang. Bei jedem Schreiben bestimmt Papernaut die Art und liest Absender, Betrag und Datum aus; bei Abrechnungen und Bescheiden kommt die Anschrift des Objekts dazu.

  • Ein Label je Objekt
  • Leserechte für den Beirat
  • Server und KI-Ausführung in der EU
Jetzt anmelden Welche Unterlagen?

Papernaut erkennt unter anderem diese Unterlagen aus der Verwaltung

Aus der Hausgeldabrechnung liest Papernaut Einheit, Zeitraum und Abrechnungsspitze, aus dem Versammlungsprotokoll Datum und Beschlüsse, aus dem Prüfbericht den nächsten Prüftermin.

Objekt & Eigentum

  • Teilungserklärung
  • Grundbuchauszug
  • Energieausweis
  • Versicherungspolice
  • Vollmacht
  • Vertrag

WEG & Versammlung

  • Einladung zur Versammlung
  • Versammlungsprotokoll
  • Hausgeldabrechnung / Wirtschaftsplan
  • Kontoauszug
  • Mahnung / Zahlungserinnerung
  • Korrespondenz

Mietverwaltung

  • Mietvertrag
  • Wohnungsübergabeprotokoll
  • Nebenkostenabrechnung
  • Mieterhöhung
  • Mietkaution / Kautionsnachweis
  • Kündigung

Instandhaltung & Kosten

  • Angebot
  • Rechnung
  • Prüfbericht
  • Schadenabrechnung
  • Grundsteuerbescheid
  • Gasrechnung

Eine Auswahl: Insgesamt erkennt Papernaut über 250 Dokumentarten, und es kommen laufend neue dazu.

So hilft Papernaut in der Verwaltung

Jede Liegenschaft mit ihren Unterlagen

Labels je Objekt, Workspaces je Bereich.

Ein Label je Objekt hält Teilungserklärung, Protokolle, Verträge und Rechnungen zusammen. Wer WEG- und Mietverwaltung getrennt halten will, legt dafür eigene Workspaces an.

Beschlüsse wiederfinden

Über ein Wort aus dem Protokoll.

Wurde die Dachsanierung schon beschlossen? Wie hoch war die Sonderumlage für die Fenster? Die Volltextsuche findet das Protokoll über ein Stichwort.

Der Beirat prüft selbst

Er sieht, was er prüfen muss.

Der Verwaltungsbeirat bekommt die Rolle Leser im Workspace seiner Gemeinschaft. Rechnungen und Kontoauszüge sieht er dort selbst, Ihr Büro muss nichts kopieren.

Rechnungen kommen direkt an

Jeder Workspace hat eine eigene Adresse.

Handwerker und Versorger schicken Rechnungen an die Adresse des Workspace. Erlaubte Absender legen Sie für das ganze Konto oder je Workspace fest.

So kommen Ihre Objektunterlagen in Papernaut

  1. Anmelden

    Konto anlegen. Business reicht für bis zu zwölf Personen im Büro, Business Plus für bis zu 30.

  2. Bestand übernehmen

    Den Objektordner auf dem Server ziehen Sie ins Browserfenster. Seine Unterordner, etwa „Lindenstraße 4/Protokolle“, werden zu Labels.

  3. Posteingang umleiten

    Den Scanner im Büro und Weiterleitungsregeln im Postfach stellen Sie auf die Adresse des Workspace.

  4. Wiederfinden

    Später reicht die Straße des Objekts oder ein Wort aus dem Protokoll in der Suche.

Typische Momente im Verwalterjahr

Die Eigentümerversammlung wird vorbereitet
Einladung, Wirtschaftsplan und die Protokolle der letzten Jahre zeigt ein Filter nach Objekt und Dokumentart.
Ein neues Objekt kommt dazu
Der Vorverwalter übergibt Ordner. Sind sie gescannt und hochgeladen, ordnet Papernaut Teilungserklärung, Protokolle und Verträge ein; das Label des neuen Objekts hält sie zusammen.
Ein Wasserschaden wird gemeldet
Gebäudeversicherung, Handwerkerrechnung und Schadenabrechnung finden Sie über das Objekt. Was die Versicherung ausgezahlt hat, liest Papernaut aus der Abrechnung.
Ein Mieter zieht aus
In der Mietverwaltung hängen Mietvertrag, Kautionsnachweis und beide Übergabeprotokolle am Label der Wohnung.

Gut aufgehoben

  • Server und KI-Ausführung in der EU

    Papernaut läuft auf Servern in der EU. Auch die Auswertung durch die KI findet dort statt.

  • Rollen im Workspace

    Wer nur nachschauen soll, bekommt die Rolle Leser: ansehen und herunterladen ja, ändern nein.

  • Alles exportierbar

    Der Konto-Export liefert jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

  • Von einer Firma aus Seligenstadt

    Garden of Concepts entwickelt seit 2011 Software.

Häufige Fragen

Ersetzt Papernaut unsere Verwaltersoftware?

Nein. Buchhaltung, Abrechnung und Eigentümerkommunikation laufen weiter in Ihrer Verwaltersoftware. Papernaut ergänzt sie um eine Ablage, die das ganze Team durchsuchen kann: Teilungserklärungen, Protokolle, Verträge, Rechnungen und Schriftverkehr.

Wie viele Objekte passen hinein?

Das hängt von der Zahl der Dokumente ab: Business bietet Platz für 3.000, Business Plus für 8.000. Objekte trennen Sie über Labels. Gemeinsame Workspaces, etwa je Gemeinschaft, gibt es in Business fünf und in Business Plus 15. Für größere Bestände gibt es Enterprise.

Können Eigentümer selbst nachsehen?

Ja, mit der Rolle Leser im Workspace ihrer Gemeinschaft. Jeder Tarif hat aber eine Höchstzahl an Personen, deshalb eignet sich das eher für den Beirat als für alle Eigentümer.

Ist die Ablage revisionssicher?

Noch nicht: Revisionssicherheit kommt bald für Business und Business Plus. Schon heute bleibt jede Version erhalten, und der Verlauf zeigt, wer was geändert hat.

Erinnert Papernaut an Fristen und Prüftermine?

Nein. Abrechnungszeitraum, Versammlungstermin und nächsten Prüftermin liest Papernaut aus und zeigt sie am Dokument. Die Fristen behalten Sie in Ihrer Verwaltersoftware im Blick.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?
Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.