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Vereine

Vereine: Der Vorstand wechselt, die Unterlagen bleiben

Im Verein liegt Papier an vielen Stellen: beim Kassenwart, in der Vorstandsmail, im Schrank des Vereinsheims. Vorstand und Mitglieder schicken Unterlagen per E-Mail an Papernaut oder laden einen Scan hoch. Papernaut erkennt Satzung, Kassenbericht oder Förderbescheid und liest Absender, Betrag und Datum aus. Wechselt der Vorstand, bekommen die Neuen einen Zugang, und der Ordnerstapel bleibt im Schrank.

  • Übergabe beim Vorstandswechsel
  • Leserechte für die Kassenprüfung
  • Server und KI-Ausführung in der EU
Jetzt anmelden Welche Unterlagen?

Papernaut erkennt unter anderem diese Vereinsunterlagen

Beim Freistellungsbescheid hält Papernaut das Bescheiddatum fest, beim Kassenbericht Geschäftsjahr und Endbestand, bei der Zuwendungsbestätigung Spender und Betrag.

Satzung & Register

  • Satzung
  • Vereins- / Geschäftsordnung
  • Vereinsregisterauszug
  • Registeranmeldung
  • Eintragungsnachricht (Registergericht)
  • Freistellungsbescheid (Gemeinnützigkeit)

Mitglieder & Ehrenamt

  • Beitrittserklärung / Aufnahmeantrag
  • SEPA-Lastschriftmandat
  • Einwilligung (DSGVO)
  • Erklärung zum Übungsleiter- / Ehrenamtsfreibetrag
  • Zertifikat
  • Kündigung

Versammlung & Verträge

  • Einladung zur Versammlung
  • Versammlungsprotokoll
  • Vertrag
  • Gewerbemiet- / Pachtvertrag
  • Versicherungspolice
  • Datenschutzvereinbarung (AVV)

Kasse & Förderung

  • Kassenbericht
  • Kassenprüfungsbericht
  • Kontoauszug
  • Zuwendungsbestätigung
  • Zuwendungsbescheid (Fördermittel)
  • Verwendungsnachweis / Fördernachweis

Eine Auswahl: Insgesamt erkennt Papernaut über 250 Dokumentarten, und es kommen laufend neue dazu.

So hilft Papernaut im Verein

Übergabe ohne Ordnerstapel

Neue Ämter, gleicher Stand.

Wer neu in den Vorstand kommt, bekommt einen Zugang und findet alles, was die Vorgänger abgelegt haben: Satzung, Protokolle, Verträge und Kassenberichte der letzten Jahre.

Gefunden vor der Versammlung

Nach Dokumentart, Jahr oder Stichwort.

Wo ist das Protokoll der letzten Mitgliederversammlung? Welche Fassung der Satzung gilt? Ein Filter nach Dokumentart oder ein Wort aus dem Text genügt.

Rollen für jedes Amt

Vorstand, Kasse, Kassenprüfung.

Wer nur prüfen soll, bekommt die Rolle Leser: ansehen und herunterladen ja, ändern nein. Hochladen und bearbeiten dürfen Mitglieder des Workspace.

Belege per E-Mail

Auch von Mitgliedern ohne Zugang.

Rechnungen, Bescheide und Quittungen gehen an die E-Mail-Adresse des Workspace. Wer dorthin schreiben darf, legen Sie in der Absenderliste fest.

So kommen Ihre Vereinsunterlagen in Papernaut

  1. Anmelden

    Konto für den Verein anlegen. Ab dem Tarif Team laden Sie Vorstand, Kasse und Kassenprüfung ein.

  2. Vorhandenes übernehmen

    Liegen die Unterlagen in Ordnern auf einem Rechner? Ziehen Sie sie ins Fenster. Aus dem Ordner „Kasse/2025“ wird dabei das Label „2025“ unter „Kasse“.

  3. Neues weiterleiten

    Rechnungen und Bescheide gehen per E-Mail an die Adresse des Workspace. Papier scannen Sie und laden es hoch.

  4. Wiederfinden

    Die Satzung, das letzte Protokoll oder den Kassenbericht 2024 finden Sie über Dokumentart und Jahr.

Typische Momente im Vereinsjahr

Der Vorstand wechselt
Die neue Kassenwartin bekommt einen Zugang und sieht vom ersten Tag an Kassenberichte, Kontoauszüge und Verträge der letzten Jahre.
Die Kassenprüfung steht an
Kassenbericht, Belege und Kontoauszüge des Geschäftsjahres zeigt ein Filter nach Zeitraum. Die Prüfer sehen sie mit der Rolle Leser, ohne etwas zu verändern.
Eine Spende kommt herein
Zuwendungsbestätigungen darf ein Verein nur ausstellen, solange sein Freistellungsbescheid nicht älter als fünf Jahre ist. Dessen Datum hat Papernaut schon ausgelesen.
Der Verwendungsnachweis ist fällig
Zuwendungsbescheid, Rechnungen und Belege zum geförderten Projekt hängen am selben Label. Daraus stellen Sie den Nachweis zusammen.

Gut aufgehoben

  • Server und KI-Ausführung in der EU

    Papernaut läuft auf Servern in der EU. Auch die Auswertung durch die KI findet dort statt.

  • Jede Fassung bleibt erhalten

    Laden Sie die neue Satzung als neue Version hoch, bleibt die alte im Verlauf erhalten.

  • Alles exportierbar

    Der Konto-Export liefert jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

  • Von einer Firma aus Seligenstadt

    Garden of Concepts entwickelt seit 2011 Software.

Häufige Fragen

Ersetzt Papernaut unsere Mitgliederverwaltung?

Nein. Beiträge einziehen und Mitgliederlisten führen Sie weiter in Ihrer Vereinssoftware. Papernaut ist der Ort für die Unterlagen: Satzung, Protokolle, Bescheide, Verträge und Belege.

Was kostet Papernaut für einen Verein?

Der Tarif Team ist für Vereine gedacht: Platz für 2.000 Dokumente, bis zu sechs Personen und drei gemeinsame Workspaces. Abgerechnet wird nach Dokumenten, nicht pro Nutzer.

Können Mitglieder Belege schicken, ohne einen Zugang zu haben?

Ja, per E-Mail an die Adresse des Workspace. In der Absenderliste legen Sie fest, welche Adressen dorthin schreiben dürfen. Jeder Anhang wird zu einem eigenen Dokument.

Erinnert Papernaut an Fristen, etwa für den Verwendungsnachweis?

Nein. Bis wann der Verwendungsnachweis vorliegen muss, liest Papernaut aus dem Zuwendungsbescheid. An den Termin denken müssen Sie selbst.

Was passiert mit den Unterlagen, wenn wir kündigen?

Nach dem Vertragsende haben Sie 30 Tage Zeit, alles zu exportieren: jedes Dokument im Original, mit allen Versionen, als ZIP.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

Sie nutzen bereits Drive oder Ordner?
Papernaut übernimmt die Ablage und macht Dokumente dabei schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
Sie melden sich an, laden die ersten Dokumente hoch und können Papernaut direkt ausprobieren.
Wo liegen Ihre Daten?
Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.